Эмх замбараагүй шуудангийн хайрцаг нь хэрэглэгчдэд шаардлагатай имэйлээ олоход хүндрэл учруулж болзошгүй юм. Майкрософт Outlook нь танд имэйлээ шүүж, зурвасуудаа илүү зохицуулалттай байдлаар зохион байгуулахад туслах маш хэрэгтэй хэрэгслүүдийг өгсөн болно. Outlook нь таны үр ашиг, гүйцэтгэлийг нэмэгдүүлэхэд тусална. Та Outlook 2010, Outlook 2007 эсвэл Outlook 2003 ашиглаж байгаа эсэхээс үл хамааран имэйлээ хялбархан удирдах боломжтой бөгөөд дараах хэрэгслүүдийг ашиглан Ирсэн имэйл хайрцгаа цэвэрлэж, шаардлагатай мэдээллээ олоход хялбар болно.
Алхам
6 -ийн 1 -р арга: Шүүлтүүр хийх
Алхам 1. Зурвасуудыг хурдан шүүнэ үү
Outlook 2010 нь мессежийг огноогоор нь эрэмбэлж, харилцан ярианд цэгцлэх шинэ онцлогтой болсон.
- Энэ функцийг ашиглах үед ижил сэдэвтэй мессежүүд харилцан яриа хэлбэрээр гарч ирэх бөгөөд хэрэглэгчид Сэдвийн мөрийн зүүн талд байгаа дүрс дээр дарж тэдгээрийг үзэх, өргөжүүлэх, багасгах боломжтой болно. Харилцан яриа бүрийн доторх мессежүүдийг хамгийн сүүлийн мессежийг дээд талд байрлуулсан байдлаар ангилдаг. Шинэ мессеж хүлээн авмагц бүх харилцан яриа нь имэйлийн жагсаалтыг тэргүүлж, имэйлийн урсгалыг хялбархан хянахад тусална.
- Харилцан яриаг идэвхжүүлэхийн тулд Харилцах бүлгийн Харах таб дээрээс Харилцан яриаг харуулах хайрцгийг чагтална уу. Цэвэрлэх функцийг ашиглан харилцан ярианы хэмжээг багасгах боломжтой. Энэ функц нь харилцан ярианы давхардсан зурвасуудыг арилгахад туслах болно.
- Устгах бүлгийн "Home" таб дээр "Цэвэрлэх" дээр дараад "Харилцан яриаг цэвэрлэх" дээр дарна уу. Outlook -ийн бүх хувилбаруудад хэрэглэгчид имэйл хавтсанд ангилах арга хэлбэрээ өөрчилснөөр шуудангийн хайрцаг хавтсан дахь мессежийг хурдан олох боломжтой болно. Жишээлбэл, та имэйлээ огноо, илгээгч, файлын хэмжээ, ач холбогдлын түвшингээр нь ангилж болно.
Алхам 2. Стандартчилсан сэдвийн гарчгийг ашиглана уу
Байнга өөрчлөгдөж буй сэдвүүдийн хооронд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд шаардагдах сэтгэцийн энерги нь эзлэхүүнийг бус харин таны уйтгарыг арилгадаг. Та он дарааллаар эсвэл "хамгийн чухал хүн" -ийн дарааллаар унших хандлагатай байдаг. Энэ бол тархины шаталт юм. Үүний оронд энэ дүрмийг ашиглах; Энэ нь шууд тайлангаас ирсэн имэйлд хамаатай бөгөөд ярианы сүлжээнээс илүү сайн ажилладаг.
- Хамгийн их санаа зовж буй 2-5 төслийг тодруулах; эдгээрийг тусгах сэдвүүдийн гарчиг үүсгэх.
- Эдгээр стандарт сэдвийн гарчиг бүхий эдгээр бүх имэйлд анхны анхаарал хандуулах болно гэдгийг багтаа мэдэгдээрэй. Эдгээр сэдвүүд нь одоогоор таны тэргүүлэх ач холбогдол бүхий төслүүд бөгөөд таны имэйлийг сэдвийн дагуу эрэмбэлэх бөгөөд нэн тэргүүний зорилгыг эхлээд уншиж/хариулах болно.
- Зохисгүй гарчигтай имэйлүүд гэмт этгээдийг 1 хоногийн дотор хар жагсаалтад оруулах болно гэдгийг тодорхой болго.
6 -ийн 2 -р арга: Бүлэглэх
Алхам 1. Ижил зурвасуудыг фолдерт бүлэглээрэй
Шинэ имэйл хавтас үүсгэснээр хэрэглэгчид холбогдох мессежүүдийг хавтсанд нэгтгэх боломжтой. Жишээлбэл, та мессежийг сэдэв, төсөл, харилцаа холбоо эсвэл өөрийн ажил, хоббид тохирсон бусад ангиллаар бүлэглэж болно. Хэрэглэгчид таны даргаас эсвэл чухал хүнээс илгээсэн бүх зурваст зориулж хадгалах шаардлагатай зарчмын мэдээллийг багтаасан хавтас үүсгэж болно. Outlook 2010 дээр шинэ хавтас үүсгэхийн тулд Фолдер табын Шинэ хэсэгт Шинэ хавтас дээр дарна уу. Outlook 2007 эсвэл Outlook 2003 дээр шинэ хавтас үүсгэхийн тулд цэсний мөрөнд Файл дээр дараад Шинэ, дараа нь Фолдерыг сонгоно уу.
6 -ийн 3 -р арга: Хайлтын хавтас
Алхам 1. Мессежийг олохын тулд хайлтын хавтас үүсгэнэ үү
Хайлтын хавтас нь имэйлийн зурвасуудын цуглуулгыг хурдан бөгөөд хялбар олох арга юм. Энэ нь ямар ч мессеж хадгалахгүй бөгөөд таны хайж буй шинж чанарууд дээр үндэслэн Ирсэн имэйл хайрцагт байгаа бүх зурвасуудыг харуулдаг виртуал фолдеруудыг өгдөг. Outlook хайлтын фолдерууд нь уншаагүй имэйл гэх мэт үндсэн функцуудыг хангадаг боловч та өөрөө дүрмийг бий болгож чадна. Жишээлбэл, та тодорхой төсөл, чухал үйлчлүүлэгч эсвэл удахгүй болох уулзалттай холбоотой бүх мэдээллийг олохын тулд Хайлтын хавтасыг ашиглаж болно.
- Outlook 2010 дээр Хайлтын хавтас үүсгэхийн тулд Хавтас дээрх Захидал табын Шинэ хэсэгт Шинэ Хайлтын Фолдерыг дарна уу.
- Outlook 2007 эсвэл Outlook 2003 дээр хайлтын хавтас үүсгэхийн тулд Файлын цэсэн дэх имэйл дээр хулганыг Шинэ рүү шилжүүлээд Хайлтын хавтас дээр дарна уу.
6 -ийн 4 -р арга: Имэйлийн шүүлтүүр
Алхам 1. Имэйл шүүлтүүр ашиглан хог хаягдлыг багасгах
Outlook хог хаягдлын имэйл шүүлтүүрийг ашиглан ирсэн имэйл хайрцгаас шаардлагагүй имэйл мессежийг хадгалах. Энэ шүүлтүүр нь хаягдал имэйл гэж тэмдэглэгдсэн имэйлийг шуудангийн хайрцгийн тусдаа хавтсанд илгээх болно. Хэрэглэгчид энэ фолдерын агуулгыг үзэх боломжтой бөгөөд үүнд буруу имэйл илгээсэн эсэхийг шалгах боломжтой. Хэрэв тийм бол ирээдүйд зурвасууд дээр буруу тэмдэг тавихгүйн тулд шүүлтүүрээ тохируулах хэрэгтэй.
6 -ийн 5 -р арга: Өнгөний ангилал
Алхам 1. Өнгөний ангилал оноох
Харилцаагүй имэйлийн мессежийн бүлэг болон Outlook дээрх тэмдэглэл, харилцах, уулзалт гэх мэт бусад ангилалд өнгө оноож өг. Тэндээс хэрэглэгчид тэдгээрийг хялбархан таньж, ангилж болно. Жишээлбэл, та "Компьютерийн борлуулалт" гэсэн ангилал үүсгэж, түүнд мессеж хуваарилах замаар компьютер борлуулах төслийн бүх мессеж, уулзалт, харилцагчдыг хялбархан хянах боломжтой.
6 -ийн 6 -р арга: Тэмдэглэх
Алхам 1. Хяналт тавих туг
Хэрэглэгчид имэйл мессеж, даалгаврыг дарж, эрэмбэлэх, тэмдэглэхийн тулд Flag for Follow функцийг ашиглаж болно. Тугнууд нь танд асуудлыг хянах, хэн нэгний хүсэлт, захиалга, мессеж, холбоо барихыг зааж өгөх болно. Тэд таны имэйлийн фолдерыг хялбархан зохион байгуулж чаддаг, учир нь та юу хийх, хэзээ хийхээ яг таг мэддэг. Та даалгавар үүсгэж, хугацаа нь дууссан огноог тохируулах үед энэ нь автоматаар тэмдэглэгдэх болно, ингэснээр та үйлдлийн хугацаа дууссан хугацааг мартаж болохгүй.
