Ажлын ярилцлага хийх, бизнесийн санал тавих эсвэл найзтайгаа төлөвлөгөө гаргах гэх мэт хариултыг хүлээх нь үргэлж урам хугардаг. Дараагийн имэйлийг илгээх нь энэ хариултыг авахад маш үр дүнтэй байх болно, ялангуяа хэрэв та хүсэлтийг зохих ёсоор хүлээсний дараа хийж, тодорхой, товч бөгөөд хүндэтгэлтэйгээр бичвэл. Амжилтын магадлалаа улам сайжруулахын тулд хүлээн авагчийнхаа ажлыг хөнгөвчлөхийн тулд аль болох "хөлийн ажил" хий.
Алхам
3-ийн 1-р арга: Хяналтыг хэзээ, хаана илгээхийг сонгох
Алхам 1. Дараагийн мэдэгдлийг илгээхийн тулд дор хаяж 3 ажлын өдөр хүлээнэ үү
Дахин имэйл илгээхээсээ өмнө хэр удаан хүлээх ёстой гэсэн нийтлэг дүрэм байдаггүй. Холбогдох хүн хариу өгөх тодорхой огноог хэлээгүй бол сайн ажлын дүрэм бол ажлын 3 өдөр юм. Энэ тохиолдолд тухайн өдрөөс хойш дор хаяж 1 ажлын өдөр хүлээх хэрэгтэй.
- Жишээлбэл, хэрэв тэр хүн 19 -ний Мягмар гарагаас өмнө эсвэл хариу өгөх болно гэж хэлсэн бол хариулахын тулд дор хаяж 20 -ны Лхагва гариг хүртэл хүлээнэ үү.
- Ажлын ярилцлагад хамрагдахын тулд дор хаяж 5 ажлын өдөр хүлээх нь дээр.
- Хувийн хэмжээнд ажиллахдаа зөвхөн ажлын өдрүүдийг тоолох шаардлагагүй (өөрөөр хэлбэл амралтын өдрүүд, амралтын өдрүүдийг алгасах).
- Танд хурдан хариу өгөөгүй учраас та ажилд ороогүй, эсвэл тэд таны бизнесийн саналыг сонирхохгүй байна гэж хамгийн муу зүйл гэж бүү бодоорой. Таны холбоо барих хүн үнэхээр завгүй байж магадгүй юм!
Алхам 2. Имэйл хаягаа холбоо барих хүн рүү шууд илгээнэ үү
Мэдээжийн хэрэг, хувийн имэйлийн хувьд үргэлж ийм байдаг бөгөөд ихэвчлэн бизнесийг хянах хамгийн сайн стратеги байдаг. Хэрэв тэр хүн танд холбоо барих мэдээллээ өгсөн эсвэл таныг дагаж мөрдөхийг урьсан бол мессежийг шууд тэдэнд (мөн зөвхөн тэдэнд) илгээгээрэй.
- Хэрэв тэр хүн танд холбоо барих мэдээллээ өгөөгүй эсвэл таныг дагаж мөрдөхийг уриагүй бол өөрийн холбоо барих хүн рүү имэйлээ илгээнэ үү (захиргааны туслах эсвэл ажилд авах зохицуулагч гэх мэт). Мессежийг өмнө нь харьцаж байсан хүн рүү чиглүүлэхийг сэдвийн мөрөнд хүсэх.
- Хэрэв та тухайн хүнтэй өмнө нь имэйлээр холбоо барьж байсан бол өмнөх шигээ "to" болон "from" имэйл хаягийг ашиглана уу.
Алхам 3. Нийт 2-оос илүүгүй имэйл илгээх
Хяналтыг хэзээ илгээхийг мэдэх нь маш хэцүү байдаг, тэгээд дараачийн үргэлжлэлийг яах вэ? Хэрэв таны анхны хяналт хариу өгөхгүй бол хоёр дахь хяналтыг явуулахын тулд дор хаяж 1-2 ажлын өдөр хүлээнэ үү. Хэрэв энэ хоёрдахь мессеж хариу өгөхгүй бол дагахаа болих эсвэл бизнесийнхээ хүрээнд өөр хүнтэй холбоо бариарай.
- Хэрэв та хүсвэл шинэ дагах зурвас үүсгэж болно, гэхдээ анхны хяналттайгаа ижил мессеж илгээх нь зүгээр юм, гэхдээ дараах шиг дээд талд нь тэмдэглэл нэмээрэй: "(Том: Би энэ даалгаврыг илгээсэн. Мягмар гарагт би өнгөрсөн пүрэв гаригт хэлэлцсэн бизнесийн боломжийн талаар танаас хариу сонсохыг хүсч байна. Баярлалаа, Жан)"
- Ерөнхий дүрмийн дагуу, хэрэв та 1 даалгавар явуулах шаардлагатай бол огт санаа зовох хэрэггүй (ажилд орохгүй байх гэх мэт). Хэрэв та 2 давталт явуулах шаардлагатай бол жаахан санаа зовоорой. Хэрэв хоёр дахь удаагаа хийсний дараа хариу сонсохгүй бол санаа зовж эхэл.
Алхам 4. Танд талархаж буй имэйлийг дагаж мөрдөх шаардлагагүй болохоос урьдчилан сэргийлэх
Аливаа ажил хэргийн уулзалтын дараа, ялангуяа зөвхөн ажлын ярилцлага төдийгүй хувийн харилцааны олон хувилбарын дараа талархлын захидал илгээх нь үргэлж эелдэг байдаг. Хэрэв та энэхүү талархлын талаар дараагийн тайлбарыг нэмж оруулбал хэдхэн хоногийн дараа тусдаа хяналт явуулахгүйгээр хариу өгөх боломжтой болно.
- Баярлалаа гэсэн имэйл нь дараагийн имэйлтэй бараг ижил формат, агуулгыг ашиглах боломжтой бөгөөд тухайн хүнд талархал илэрхийлэхэд арай илүү зай эзэлдэг бөгөөд хариу өгөхийг хүсэхэд бага зэрэг зарцуулдаг.
- Энэ нь "албан ёсны" хяналт гэж тооцогддоггүй тул шаардлагатай бол та 2 хүртэлх "бодит" хяналтыг илгээж болно.
3-ийн 2-р арга: Дараагийн имэйлийг форматлах
Алхам 1. Сэдвийн мөрөнд өмнө нь холбоо барьж байсан хүнтэйгээ шууд холбоо бариарай
Хэрэв таны сэдвийн мөр тодорхойгүй эсвэл хамааралгүй бол таны хийсэн хяналт уншаагүй эсвэл хогийн саванд орж магадгүй юм. Сэдвийн мөр нь хүлээн авагчтай харилцах харилцааг шууд, шууд холбохын тулд үгсийг анхааралтай сонгоорой.
- Нэг стратеги бол өмнөх харилцан үйлчлэлийнхээ тодорхойлолтод "RE:" гэсэн үгийг нэмэх явдал бөгөөд энэ нь тухайн үйл явдлын үргэлжлэл шиг харагдаж байна.
- Өөр нэг сонголт бол өөрийн нэр, товч бөгөөд шууд тайлбарлагч, мөн "Терри Регула 9/23 ярилцлагын дараагийн мөр" гэсэн имэйлийнхээ шалтгааныг оруулах явдал юм.
- Тухайн хүн таны имэйл хаягийг таньж, мессежийг нээнэ гэж бүү бодоорой. Сэдвийн мөрийг давуу тал болгон ашиглаарай.
Алхам 2. Хүлээн авагчдаа мэндчилгээндээ нэр өгч, төгсгөлд нь талархал илэрхийлээрэй
Та хувийн мэйл бичихдээ зохих ёсоор албан бус байж болох ч бизнесийн хяналт нь хүндэтгэл хүлээсэн албан ёсны байдал, таны өмнөх харилцан үйлчлэлээс үүдэлтэй танил байдлыг тэнцвэржүүлэх ёстой. Ихэнх тохиолдолд, жишээ нь, та өөрийгөө "Жо Селмон" гэж танилцуулсан эсвэл "намайг Барб гэж дууд" гэж хэлсэн л бол нэрээр нь угтаж болно.
- Таны мэндчилгээ ихэвчлэн "Эрхэм ноён Селмон" эсвэл "Эрхэм доктор Беннет" гэж илүү албан ёсны гэж үзэхгүй бол "Эрхэм хүндэт Жо" эсвэл "Эрхэм хүндэт Барб" гэсэн хэлбэртэй байж болно.
- Төгсгөлд нь тэдэнд сүүлчийн удаа талархал илэрхийлж, "Баярлалаа, Стив Каравей" гэсэн нэр, овог нэрээ хэлээрэй.
Алхам 3. Тус бүр нь 2-3 өгүүлбэр бүхий 3-4 догол мөрийг ашигла
Дагаж мөрдлөг бичих тухайд, цэг рүүгээ хурдан ороорой! Энэ нь зөвхөн ганц өгүүлбэр бичих гэсэн үг биш, гэхдээ хэт их агуулгагүйгээр хялбаршуулсан имэйл үүсгэх гэсэн үг юм. Дараах мөрүүдээр (эсвэл үүнтэй төстэй) туранхай, цэвэр догол мөрүүдийг үүсгэнэ үү.
- Мэндчилгээ
- 1 -р догол мөр: танд талархал илэрхийлж, дагаж мөрдөж буй тодорхой мэдэгдэл.
- 2 -р догол мөр: харилцагчийнхаа дэлгэрэнгүй мэдээллийг хурдан нэгтгэх.
- 3 -р догол мөр: таны сонирхол, хүсэл тэмүүллийг хурдан нотлох.
- 4 -р догол мөр: шинэчлэлтийг "тэсэн ядан хүлээж байна" эсвэл "талархах болно" гэсэн мэдэгдэл.
- Хааж байна
Алхам 4. Хүлээн авагчид хэрэгтэй бүх холбогдох мэдээллийг өгөх
Нөгөө хүн танд хяналт тавихын тулд аль болох бага зүйл хийх ёстой гэдэгт итгэлтэй байгаарай. Тэд тантай эргэж ирээгүй цорын ганц шалтгаан нь тэд завгүй байсантай холбоотой байх. Тиймээс, хэрэв тэд таны өмнөх харилцан үйлчлэлийн талаар мэдээлэл авахын тулд тэмдэглэл эсвэл файлуудаа эргэж харах шаардлагатай бол тэдэнтэй одоо эргэж уулзах нь тэдний хувьд үнэ цэнэтэй зүйл биш байх магадлалтай юм.
- Хэрэв та ярилцлага авсан бол тодорхой огноо, цаг, албан тушаалын нэр, ярилцлагын маш хурдан тоймыг эсвэл сонгосон анекдот эсвэл ангийг дурдаарай. Жишээ нь: “Би өнгөрсөн даваа гарагийн 23-ны үд дунд болсон ярилцлагаа үргэлжлүүлэхээр бичиж байна. Би борлуулалтын менежерийн албан тушаалыг ярихыг маш их хүсч байсан тул кофегоо ширээн дээрээ асгах шахсан байсныг та санаж байгаа байх!"
- Имэйл, утас/текст, имэйл гэх мэтийг ашиглахыг хүсч буй холбоо барих хэлбэр бүрийн талаар тодорхой мэдээлэл өгөхөө мартуузай.
3 -р аргын 3: Тодорхой, товч бөгөөд хүндэтгэлтэй байх
Алхам 1. Хүлээн авагчид талархсанаа илэрхийлж, эхнээс нь дагаж байгаагаа мэдэгдээрэй
Та имэйлийнхээ дунд даалгавар бичиж байгаагаа бүү булшлаарай. Үүний оронд тэр хүнд яагаад тэдэнтэй холбоо барьж байгаагаа шууд мэдэгдээрэй-мөн үүнийг хийж байхдаа түүнд талархал илэрхийлээрэй!
Иймэрхүү зүйлийг туршиж үзээрэй: “Өнгөрсөн пүрэв гаригт надтай уулзах цаг гаргасанд дахин баярлалаа. Би энэ уулзалтын талаар болон миний саналын талаархи таны бодлыг дагаж мөрдөхийн тулд бичиж байна."
Алхам 2. Харилцаа холбоогоо дахин хязгаарлаж, сонирхлоо хурдан бататгаарай
Өмнө нь холбоо барьж байсан хүнээ, ялангуяа бизнесийн хувилбар дээр олон хүн ярилцлага, уулзалт гэх мэтийг удирдаж байсныг мэдсэн тохиолдолд тэр хүнтэй дахин ярилцаарай. Тэд таныг хэн бэ, юу ярилцсан тухай тэр даруй санаж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Жишээ нь: "Төлбөр тооцооны үйл ажиллагааг оновчтой болгох төлөвлөгөөгөө танилцуулж байгаадаа таатай байна. Үүнийг хэрэгжүүлэхийн тулд хамтран ажиллах урам зоригийг та хуваалцаж байна гэж найдаж байна."
Алхам 3. Шууд, эелдэг бай, түрэмгий, уучлал гуйхгүй, идэвхгүй түрэмгий байх
Үргэлжлүүлэн дагахаас бүү ич! Та эелдэг, хүндэтгэлтэйгээр хийж байгаа бол өөрийн сонирхол, хаана байгаагаа мэдэх хүсэлтэй байгаагаа батлах нь сайн хэрэг юм. Та нөхцөлийнхөө хариуд ямар ч өргүй гэдгийг санаарай, гэхдээ шаардлага биш хүсэлт тавиарай.
- Иймэрхүү өнгө аясыг ашиглаарай: "Олон нийтийн хүрч үйлчлэх байр суурийн талаар миний байр суурийг сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна."
- Битгий яараарай: "Та өчигдөр хариу өгөхөө амласан, би чамаас аль болох хурдан хариу сонсох хэрэгтэй байна."
- Идэвхгүй түрэмгий байж болохгүй: "Та над руу хэзээ ч эргэж ирээгүй тул би энэ ажлыг аваагүй гэж бодож байна, гэхдээ би үүнийг батлахыг хүсч байна."
Алхам 4. Хүлээн авагчид цагийг нь үнэлж байгаагаа хэлээд хэлээрэй
Сэдвийн тодорхой мөрийг ашиглан имэйлээ шууд хүргэх нь бусад хүний цагийг хүндэтгэж байгааг харуулж байна. Тэд танд зориулж буй цаг хугацааг үнэлж байгаагаа нэг эсвэл хоёр удаа мессежээр тодруулах нь зүйтэй юм. Үүнийг зусардах замаар хэтрүүлэн хийх нь шаардлагагүй эсвэл бүр тустай зүйл биш боловч хүндэтгэл үзүүлэх нь таны хурдан хариу өгөх боломжийг үргэлж сайжруулдаг.
- Жишээлбэл: "Та жилийн энэ үед үнэхээр завгүй байгааг мэдэж байгаа бөгөөд надтай харилцах цагийг би үнэлж байна."
- Эсвэл: “Өнгөрсөн Пүрэв гаригт миний асуултанд хариулах цаг гаргасанд дахин баярлалаа. Надад ганцхан хурдан хүсэлт байна.”
- Хэрэв тэр хүн тантай эргэж холбогдох завгүй байсан бол цагийг нь хэр их үнэлдэгийг харуулах, хэлэх нь тэдэнд хариу өгөх сайхан арга юм!
