Хэрэв та хэсэг хугацаанд ажиллаж байсан бол имэйл ямар чухал болохыг та мэдэх байх. Интернетээр аялгуу, биеийн хэлээ дамжуулах ямар ч арга байхгүй тул хэн нэгний мессежийг дэлгэц дээр хараад буруу тайлбарлах нь амархан байдаг. Мэргэжлийн орчинд хэрхэн ойлгомжтой, товч бөгөөд үр дүнтэй имэйл бичих талаар сурахын тулд үргэлжлүүлэн уншаарай.
Алхам
10 -ийн 1 -р арга: Анхаарлаа төвлөрүүлж чадах үедээ имэйл бичээрэй
Алхам 1. Хэрэв та анхаарлаа сарниулсан бол таны имэйл тийм ч сайн цуглаагүй байж магадгүй юм
Танд бичих имэйл байгаа бол өөр сая зүйлийн талаар огт бодоогүй байхдаа тасралтгүй суухыг хичээгээрэй. Таны бичсэн зүйл илүү ойлгомжтой байх бөгөөд та дүрэм, өнгө аяс, ерөнхий захиасдаа анхаарлаа хандуулах боломжтой болно.
- Энэ нь таны имэйл олон хүнд хүрч байгаа тохиолдолд ялангуяа чухал юм.
- Чимээгүй өрөөнд имэйл бичээд утас болон анхаарал сарниулах бусад зүйлээ холдуулаарай.
10 -ийн 2 -р арга: Эхний хэдэн үгээр аяыг тохируулна уу
Алхам 1. Таны нээлтийн үг том нөлөө үзүүлж чадна
Хэрэв та өөрийн өнгө аяс энгийн, энгийн байхыг хүсч байвал "Сайн уу Жессика! Амралтын өдрөө сайхан өнгөрөөсөн гэж найдаж байна.” Хэрэв та үүнийг илүү мэргэжлийн түвшинд байлгахыг хүсч байвал "Сайн байна уу, Дэвид" гэж хэлээрэй.
"Эрхэм хүндэт Роберт" гэх мэт хэт чихмэл зүйлээс зайлсхийхийг хичээ. Энэ нь жаахан хувь хүн биш юм шиг санагдаж байна
10 -ийн 3 -р арга: Имэйлээ богино байлга
Алхам 1. Удаан хугацааны мэдээ нь хүлээн авагчийг төөрөгдүүлэх хандлагатай байдаг
Боломжтой бол товч бөгөөд ойлгомжтой байхыг хичээ. Өгүүлбэрээ богино байлгаж, хэт их дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүү оруулаарай-хэрэв та 1 эсвэл 2-оос дээш догол мөр бичиж байгаа бол хүмүүст видео чат эсвэл биечлэн мэдээлэл өгөх ёстой.
- Яаралтай цэг дээр хүрэхийг хичээгээрэй, олон сайхан зүйл бичихээс зайлсхий.
- Хүмүүс имэйлийг богино хугацаанд унших хандлагатай байдаг. Хэрэв та хэт их мэдээлэл оруулбал зарим нь алдагдах магадлалтай.
- Имэйлээ товчхон байлга, гэхдээ бүдүүлэг өгүүлбэр эсвэл ганц үгээр хариулахгүй байхыг хичээгээрэй. Ялангуяа компьютерийн дэлгэц дээр эдгээр нь жаахан бүдүүлэг санагдаж магадгүй юм.
10 -ийн 4 -р арга: Танд хэрэгтэй зүйлээ тодорхой бичээрэй
Алхам 1. Хэрэв та ямар нэгэн зүйл хүсч байгаа бол энэ нь ойлгомжтой байгаа эсэхийг шалгаарай
Буруу ойлголт гарахгүйн тулд бутны мужид хэрэгтэй байгаа зүйлээ тодорхой, шууд зодож болохгүй. Хэрэв цаг хугацааны хуваарь байгаа бол үүнийг заавал оруулах ёстой. Гэсэн хэдий ч өнгө аясаа хөнгөн байлгахаа мартуузай. Жишээлбэл:
- "Даваа гарагийн орой надад ирсэн имэйлийн хайрцагт сар бүр хийсэн ажлын тайлан хэрэгтэй байна."
- "Хэрэв та энэ багийн санал хүсэлтийн хуудсыг долоо хоногийн эцэс гэхэд надад хүргүүлж чадвал үнэхээр сайхан байх болно."
10 -ийн 5 -р арга: Догол мөрөөр бодлоо цэгцэл
Алхам 1. Энэ нь хүмүүст мэдээллийг хялбархан уншихад туслах болно
Та шинэ сэдэв рүү шилжихдээ үүнийг шинэ догол мөрөөр тусгаарлаж, имэйлээ авахад хялбар болно. Энэ нь уншигч танд хамгийн их хамааралтай хэсгийг олохын тулд зурвасыг хурдан сканнердахад тусална.
Догол мөрийг эхлүүлэхийн тулд "бас", "дараагийн", "сүүлд" гэх мэт үгсийг ашиглаарай
10 -ийн 6 -р арга: Тодорхой сэдэв оруулах
Алхам 1. Имэйл яг юуны тухай болохыг хүмүүст мэдэгдээрэй
Таны сэдэв тодорхой байгаа эсэхийг шалгаарай; Жишээлбэл, "Тайлан" гэж бичихийн оронд "Сар тутмын төлөвлөлтийн тайлан: 2021 оны 6 -р сар" гэх мэт зүйлийг туршиж үзээрэй. Хамтран ажиллагсад нь энэ нь чухал бөгөөд хамааралтай гэдгийг мэдэж байвал үүнийг нээж, унших магадлал өндөр байх болно.
Энэ нь таны имэйлийг спам хавтсанд оруулахгүй байхад тусалдаг
10 -ийн 7 -р арга: Алдааны алдааг шалгах
Алхам 1. Алдаа нь таны зурвасыг үнэхээр хаях болно
Ихэнх алдаа шалгагчид буруу бичсэн үгсийг олж уншдаг боловч тэд буруу үгийн сонголт эсвэл хэн нэгний буруу бичсэн нэрийг барьж чадахгүй. Та цэг таслал, дүрмийн алдаа дутагдсаныг унших хэрэгтэй, учир нь эдгээр нь уншигчдад танд хамаагүй гэж бодоход хүргэдэг. Илгээхийн өмнө илт алдаа байхгүй эсэхийг шалгахын тулд имэйлээ илгээхээсээ өмнө 2-3 минут зарцуулаарай.
Мэргэжлийн орчинд хэн нэгний нэрийг зөв бичих нь маш чухал юм. Ирээдүйд ямар нэгэн эвгүй байдалд орохгүйн тулд илгээхээсээ өмнө танд байгаа эсэхийг дахин шалгаж үзээрэй
10-ийн 8-р арга: Имэйлээ өнгө аясаар нь дахин уншаарай
Алхам 1. Таны хүлээн авагчид таны зурвасыг хэрхэн унших талаар бодоорой
"Дараа яръя" гэх мэт зүйл танд гэмгүй мэт санагдаж магадгүй, гэхдээ үүнийг уншиж буй хамтрагч тань асуудалтай байгаа эсвэл таны уурлаж байна гэж бодож магадгүй юм. Үүнийг "Тайлан дахь удахгүй гарах өөрчлөлтүүдийн талаар дараа ярилцах цаг байна уу?" Гэж өөрчил. бага зэрэг ойлгомжтой байх.
- Имэйлдээ бүх том үсгийг хэзээ ч бүү ашиглаарай! Том үсгээр өгүүлбэр бичих нь ихэвчлэн компьютерийн дэлгэцээр дамжуулан хэн нэгэн рүү хашгирч байгаа мэт харагддаг.
- "Маргааш өглөө гэхэд өөрчлөлтөө оруулна уу" гэх мэтийн оронд. "Хугацаа маргааш үдээс хойш дуусах тул маргааш өглөө гэхэд надад таны өөрчлөлт хэрэгтэй болно. Энэ цагийн хуваарь танд тохирсон эсэхийг надад хэлээрэй."
10 -ийн 9 -р арга: Үрэвсэлтэй имэйлд хариу бичихээс өмнө түр зогсооно уу
Алхам 1. Хэрэв танд уур уцаартай имэйл ирвэл нэг хором амьсгаа аваарай
Амархан хариулахын оронд тайвшрах хүртлээ 10 (эсвэл 1 000) хүртэл тоол. Дараа нь имэйлийг дахин уншаад энэ нь үнэхээр доромжилж байгаа эсэхийг шалгаарай. Магадгүй та зурвасыг буруу ойлгосон байх магадлалтай, гэхдээ энэ нь тийм ч муу биш юм.
Хэрэв та ууртай хариу бичих шаардлагатай хэвээр байгаа бол түүнийг илгээхээсээ өмнө 24 цаг хүлээнэ үү. Дараа нь хариугаа илгээхийг хүсч байгаа эсэхээ нэг өдрийн дараа дахин шалгаарай
10 -ийн 10 -р арга: Хүмүүст эргэлзээ төрүүлээрэй
Алхам 1. Имэйлээр эерэг өнгө аясыг илэрхийлэхэд хэцүү байдаг
Хэрэв та хамт ажилладаг хүн тань руу илгээсэн зүйлийг уншаад тэр даруй гомдоосон бол нэг алхам ухарч, тэдний бичсэн зүйлийг дахин уншаарай. Аяыг өөрөөр тайлбарлах боломжтой юу гэж өөрөөсөө асуухыг хичээгээрэй-энэ имэйл үнэхээр бүдүүлэг үү, эсвэл тэд зүгээр л шулуухан хэлж байна уу?
Жишээлбэл, хэн нэгэн "Надад өнөө орой энэ тайлан хэрэгтэй байна" гэж бичиж магадгүй. Өнгөц харахад энэ нь жаахан хүйтэн, сэтгэл хөдлөлгүй мэт санагдаж байна. Гэсэн хэдий ч энэ нь бүдүүлэг байх албагүй, энэ нь зүгээр л бодит бөгөөд товч юм
Зөвлөмж
Имэйлийг ихэвчлэн яаралтай бус гэж үздэг. Хэрэв танд шууд хариулт хэрэгтэй бол хамт ажиллагсадтайгаа биечлэн эсвэл видео чатаар ярихыг хичээгээрэй
Анхааруулга
- Хэдийгээр эможи болон эмотиконууд өнгө аясыг илэрхийлдэг ч мэргэжлийн имэйлд бүү ашиглаарай.
- Ялангуяа сайн мэдэхгүй хүн рүү доромжилсон, доромжилсон имэйл бүү илгээгээрэй.
