Access бол харилцааны мэдээллийн сангийн менежер бөгөөд нэг эсвэл хэд хэдэн Excel мэдээллийн санг системдээ оруулах боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр та тэдгээрийн хооронд эсвэл тэдгээрийн хоорондох нийтлэг талбаруудыг тааруулж болно. Нэг Access файл нь хэд хэдэн Excel хүснэгт агуулсан байж болох тул энэ програм нь их хэмжээний мэдээллийг нэгтгэх, дүн шинжилгээ хийх маш сайн арга юм. Нэгдүгээрт, та Excel хүснэгтийг Access рүү импортлох хэрэгтэй. Энэ нь зөвхөн хэд хэдэн чухал алхмуудыг шаарддаг.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Excel -ийг Access рүү импортлоход бэлтгэх
Алхам 1. Хоёр програмыг компьютер дээрээ нээнэ үү
Та Excel болон Access хоёуланг нь багтаасан Microsoft Office багцыг худалдаж аваад татаж авах хэрэгтэй болно. Та үүнийг Microsoft сайтаар дамжуулан онлайнаар хийж болно.
- Програмыг татаж авсны дараа Windows дээр "Эхлүүлэх" дээр дараад "Бүх програмууд" -ыг сонгоно уу.
- "Microsoft Office" дээр дарж, дараа нь унах цэснээс "Хандалт" (эсвэл "Excel") -ийг сонгоно уу. Танд өөр хүн илгээсэн эсвэл өөр газраас татаж авсан Excel хүснэгт бий. Компьютер дээр Office байгаа нь үүнийг нээх боломжийг танд олгоно.
Алхам 2. Excel -ийн хүснэгтийг Access рүү оруулахаасаа өмнө цэвэрлээрэй
Хэрэв та Excel хүснэгтийг Access рүү оруулахаасаа өмнө хэд хэдэн энгийн алхамуудыг хийвэл энэ нь илүү хялбар болно. Гол нь таны өгөгдөл импортын хүснэгтийн хооронд нийцтэй байх ёстой.
- Excel хүснэгтийн эхний мөрөнд таны баганын толгой (эсвэл талбарын нэр) байгаа бөгөөд эдгээр нь маш ойлгомжтой, ойлгоход хялбар эсэхийг шалгах нь зүйтэй юм. Жишээлбэл, хүмүүсийн овог нэрийг агуулсан баганын хувьд та баганын толгой/талбарын нэрийг "овог" гэж нэрлэхийг хүсч болно. Тодорхой бөгөөд нарийвчлалтай байгаарай, учир нь та Excel -ийн нэг хуудсан дээрх баганын толгойг нөгөө хуудастай нь тааруулахыг хөнгөвчлөх болно.
- Хандалт нь хоёр эсвэл олон хүснэгтийн хоорондох нийтлэг талбаруудыг холбох боломжийг олгодог. Цалингийн талаархи мэдээллийг агуулсан Excel хуудас танд байгаа гэж бодъё. Үүнд хүмүүсийн овог нэр, хаяг, цалин зэргийг багтаасан болно. Та кампанит ажлын санхүүжилтийн талаархи мэдээллийг агуулсан Excel -ийн хоёр дахь хүснэгтийг Access дээрх хүснэгтэд нийцүүлэхийг хүсч байгаагаа маргахын тулд хэлье. Энэ хоёр дахь хуудсанд хүмүүсийн нэр, хаяг, хандивыг оруулсан болно. Access -ийн танд олгодог зүйл бол өөр өөр баганын толгойг хооронд нь тааруулах явдал юм. Нэрийн толгойг холбож, ижил нэртэй хүмүүс аль аль нь мэдээллийн санд гарч байгааг харах боломжтой.
- Өгөгдлийн төрөл бүр ижил аргаар боловсруулагдсан эсэхийг шалгахын тулд Excel хуудсыг сканнердаж, Access рүү оруулахаасаа өмнө цэвэрлээрэй. Энэ нь Access -ийн "харилцааны" гэж нэрлэдэг зүйл байх ёстой. Жишээлбэл, цалингийн талаархи таамаглалын хүснэгтэд нэг баганад нэр, овог, дунд овог нэр орсон бол хоёр дахь хүснэгтэд зөвхөн нэр, овог тусдаа баганад орсон бол Access үүнийг таарахгүй гэж бүртгэнэ. Тохирох баганын толгой/талбар байх шаардлагатай.
Алхам 3. Мэдээллийг Excel -ийн баганад хуваах
Энэ асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд та Excel -ийн баганад байгаа мэдээллийг хуваахыг хүсч болох бөгөөд ингэснээр Access дээр "таарахгүй" гэж буруу бүртгүүлээгүй болно.
- Жишээлбэл, та нэрээ өөрийн баганад, дунд үсгийг өөрийн баганад, овог нэрийг өөрийн баганад хуваахыг хүсч болно. Хэрэв энэ нь хоёр дахь хүснэгтэд аль хэдийн ижил аргаар хийгдсэн бол, та Access дээр овог нэрээ холбохдоо нэр нь ижил байх үед энэ нь тохирох болно.
- Excel дээр баганыг хуваахын тулд дотор нь хуваахыг хүссэн мэдээлэл байгаа баганыг тодруулна уу. Excel програмын хэрэгслийн самбар дээрх "өгөгдөл" дээр дарна уу. "Багана руу текст оруулах" дээр дарна уу. Ерөнхийдөө та "тусгаарлагдсан" сонголтыг сонгох болно. Дараагийн дээр дарна уу.
Алхам 4. Нэгтгэсэн багануудыг хуваахын тулд шидтэнг үргэлжлүүлэн ашиглана уу
Одоо та нэгтгэсэн мэдээллийг нэг баганад олон багана болгон хуваах үйл явцыг дуусгахад бэлэн боллоо.
- Баган доторх өгөгдлийг хэрхэн "тусгаарлах" -ыг сонгоно уу. Энэ нь баганын мэдээлэл бүрийг ямар нэгэн зүйлээр тусгаарласан гэсэн үг юм. Ихэнх түгээмэл сонголтууд нь зай, таслал эсвэл хагас таслал юм. Ихэнхдээ мэдээллийг зөвхөн зайгаар тусгаарладаг. Дараах жишээний нэгэн адил: "John A. Doe" нэр нь нэг баганад гарч ирлээ гэж бодъё. Жон гэдэг анхны нэрийг А дунд үсгээс хоосон зайгаар тусгаарласан болно. Doe овог нь дунд A үсгээс эхлээд зайгаар тусгаарлагдсан болно. Тиймээс тусгаарлагдсан шидтэн доторх орон зайг сонгоорой.
- Дараагийн дээр дарна уу. Дуусгах дээр дарна уу. Хөтөлбөр нь Жон, А., До нарыг гурван багана болгон хуваах ёстой. Дараа нь та шинэ баганад байгаа мэдээллийн төрлийг (овог, нэр гэх мэт) зааж өгөхийн тулд шинэ толгойн нэр өгч болно. Өгөгдлийг шинэ хоосон баганууд руу оруулах тул үүнийг хуваахаасаа өмнө баруун талд нь хэд хэдэн хоосон багана үүсгэх нь зүйтэй юм (аль хэдийн мэдээлэл агуулсан баганын оронд).
3 -р хэсгийн 2: Excel -ийг Access рүү импортлох
Алхам 1. Access програмыг компьютер дээрээ нээнэ үү
Эхлэх цэс рүү очоод Microsoft Office -ийг сонгоод Microsoft Access дээр дарна уу. Excel хуудсыг импортлохын тулд та шинэ хоосон Access мэдээллийн санг нээх хэрэгтэй.
- Access програмын хүрээнд шинэ мэдээллийн сан үүсгэхийн тулд "хоосон ширээний мэдээллийн сан" -г сонгоно уу.
- Хэрэв та хүсвэл түүнд шинэ нэр өг. "Үүсгэх" дээр дарна уу.
Алхам 2. Excel хүснэгтийг Access рүү импортлох
Дараагийн алхам бол Excel хүснэгтийг (эсвэл нэгээс олон) Access мэдээллийн санд оруулах явдал юм.
- Access мэдээллийн баазын менежерт орсны дараа хэрэгслийн самбар дээрх "Гадаад өгөгдөл" дээр дарна уу. "Excel" -ийг сонгоно уу. Access -ийн зарим хувилбарт та энэ функцийг toolbar дээрх "file" дээр дарж "Гадаад өгөгдөл авах" дээр дарж олох болно.
- "Файлын нэр" гэж бичсэн газарт "үзэх" дээр дарна уу. Ингэснээр та Excel хуудсаа компьютер дээрээс олох боломжтой болно.
- "Эх сурвалжийн өгөгдлийг одоогийн мэдээллийн санд байгаа шинэ хүснэгтэд оруулах" гэсэн хайрцгийг орхи. Үүнийг анхдагчаар шалгах болно.
- Хэрэв та компьютер дээрээ импортлохыг хүсч буй Excel хүснэгтийг олвол энэ дээр дарна уу. "OK" дээр дарна уу. Энэ нь таныг Excel -ийг Access рүү импортлох шидтэн рүү хөтлөх болно.
3 -р хэсгийн 3: Импорт хийх үйл явцыг дуусгахын тулд шидтэнг ашиглана уу
Алхам 1. Access дотор гарч ирэх шидтэн дээрх алхмуудыг дагана уу
Хүснэгтийг импортлох үйл явцыг дуусгахын тулд та шидтэн дээрх алхмуудыг гүйцэтгэх ёстой.
- Импортлохыг хүсч буй Excel хүснэгтийн хүснэгтийг сонгоно уу. Заримдаа энэ нь энгийн байдаг, учир нь Excel хүснэгт нь нэг хуудас юм. Гэсэн хэдий ч заримдаа хүмүүс нэг Excel хүснэгт дотор олон хуудас үүсгэдэг бөгөөд үүнийг хүснэгтийн доод хэсэгт байгаа таб дээр дарж харах боломжтой. Хэрэв тийм бол та Access хүснэгтэд аль хүснэгтийг сонгож байгаагаа хэлэх хэрэгтэй. Дараагийн дээр дарна уу.
- Дараагийн хуудсанд Excel хуудасны эхний мөрөнд баганын гарчиг байгаа эсэхийг асуух хайрцаг байна. Энэ нь багана тус бүрийн өгөгдлийг (овог, хаяг, цалин гэх мэт) тодорхойлдог хүснэгтийн мөрийг хэлнэ. Эхний мөрөнд баганын гарчгийг тодорхой зааж өгсөн эсэхийг шалгахын тулд эхлээд Excel хуудсаа цэвэрлэвэл сайн. Дараа нь эхний мөрөнд баганын гарчиг байгаа эсэхийг шалгаарай. Энэ бол хамгийн энгийн арга юм. Дараагийн дээр дарна уу.
- Хэрэв таны эхний мөрөнд баганын гарчиг агуулаагүй бол дараагийн хуудас нь Access дээр "талбар" гэж нэрлэгддэг зүйлийг өөрчлөхийг хүсч байгаа эсэхийг асууна (эдгээр нь баганын гарчиг юм). Хэрэв та импортлохын өмнө талбар бүрийг танихад хялбар, ойлгомжтой зүйлийг нэрлээгүй байсан бол үүнийг эндээс хийж болно.
Алхам 2. Импортлох үйл явцыг дуусгах
Импортлох үйл явцад хэдхэн алхам үлдлээ. Дараагийн хуудас нь үндсэн түлхүүрийг тодорхойлохыг хүсч байгаа эсэхийг асуух болно.
- Та үүнийг хийх шаардлагагүй, гэхдээ чадна. Анхдагч түлхүүр гэдэг нь компьютерийн програм нь мэдээллийн мөр бүрт өвөрмөц дугаар оноож өгнө гэсэн үг юм. Энэ нь дараа нь өгөгдлийг эрэмбэлэхэд тустай байж болох юм. Дараагийн дээр дарна уу.
- Шидтэний эцсийн дэлгэц нь өгөгдмөл нэр өгөх зайтай байна. Та импорт хийж буй Excel хуудасныхаа нэрийг өөрчилж болно (импорт хийж дуусаад хуудасны зүүн талд Access хэсэгт "хүснэгт" болно).
- "Импорт" дээр дарна уу. "Хаах" дээр дарна уу. Та хүснэгтийг дэлгэцийн зүүн талд харах болно. Үүнийг одоо Access дотор импортолж байна.
- Хэрэв та хэд хэдэн өгөгдлийн багцыг холбохыг хүсвэл энэ үйлдлийг өөр Excel Excel хүснэгтээр давтана уу. Одоо та Access дээрх хүснэгтэд байгаа өгөгдлийг тааруулахад бэлэн боллоо.
Видео - Энэ үйлчилгээг ашигласнаар зарим мэдээллийг YouTube -тэй хуваалцаж болно
Анхааруулга
- Хэрэв Excel файл нь Office -ийн өөр хувилбараас гаралтай бол файлуудыг жигд импортлоход асуудал үүсч магадгүй юм.
- Үүнийг онцлон тэмдэглэх боломжгүй: Та Excel хүснэгтийг импортлохын өмнө цэвэрлэх хэрэгтэй. Хэсэгчлэн энэ нь танд байгаа өгөгдөлд асуудал байгаа эсэхийг шинжлэх гэсэн үг юм.
- Анхны хүснэгтийнхээ хуулбарыг үргэлж хадгалж байгаарай.
- Та 255 -аас дээш талбарыг Access руу оруулах боломжгүй.
