Имэйл нь бусад харилцааны нэгэн адил өөрийн гэсэн ёс зүй, нийгмийн протоколтой байдаг. Хэрэв та ажил дээрээ эсвэл сургууль дээрээ эсвэл бичгээр бичсэн гар бичмэл дээр санал хүсэх имэйл бичих шаардлагатай бол имэйлээ аль болох үр дүнтэй болгохын тулд хэллэг, цаг хугацаа, бүтцийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Имэйлдээ эелдэг, цаг баримталдаг, тодорхой байх нь танд хэрэгтэй санал хүсэлтийг авахад тусална.
Алхам
4 -ийн 1 -р арга: Ажил дээрээ санал хүсэлт асуух
Алхам 1. Таны ажилд сэтгэгдэл бичих хамгийн сайн чадвартай хүнд хандаарай
Ихэнхдээ энэ нь таны дээрээс шууд менежер байх болно. Ямар ч тохиолдолд та тэднээс эсвэл илүү ахмад хамт олон эсвэл хамтран ажиллагсдаас эхлэх хэрэгтэй. Тэд танд тусалж, шаардлагатай санал хүсэлтээ өгөх туршлагатай болно.
Алхам 2. Имэйлээр эелдэг, даруу байх
Та оффис дээрээ имэйл илгээх хэм хэмжээг дагаж мөрдөх ёстой. Даруу байдал нь санал хүсэлтийг авахад маш их тус болдог, гэхдээ дарга эсвэл менежер тань таныг ажлынхаа талаар юу ч мэдэхгүй гэж бодоод даруухан байж болохгүй. Төсөл, ажил дээрээ ахиц дэвшлийг харуулах байдлаар асуултуудыг тавь. Энэ нь босс танд санал хүсэлтийг хүлээж суухгүй байгаагаа мэдэгдэх болно. Мөн дараах зөвлөмжийг санаарай.
- Та "Маргааш танилцуулга дээр ажиллаж байхдаа форматтай эвгүй байдалд орлоо-би компанийн стандартыг дагаж байгаа эсэхээ мэдэхгүй байна. Би танилцуулгыг хавсаргав. Танд формат өгөх санал байна уу? Үүнд тусалсанд баярлалаа.”
- Имэйлээр тэдэнд талархахаа бүү мартаарай.
Алхам 3. Санал хүсэлтээ тодорхой хэлээрэй
Энэ нь таныг ажил дээрээ туслах магадлал багатай хэт өргөн санал хүсэлтээс зайлсхийхэд тусална. Шаардлагагүй бол тийм эсвэл үгүй гэсэн асуултаас зайлсхий. Үүний оронд ажил хийх шаардлагатай төслийн тодорхой хэсгүүдэд анхаарлаа хандуулаарай. Ажлынхаа талаар асууж болох бүх асуултаар дарга эсвэл хамтран ажиллагчдаа бөмбөгдөхгүй байхыг хичээгээрэй.
- Та жишээ нь: “Би Истмэний файлыг хэрхэн үргэлжлүүлэхээ мэдэхгүй байсан. Үйлчлүүлэгч миний имэйлд хариу өгөөгүй бөгөөд энэ нь нэн тэргүүний зорилт тул би юу хийх ёстойгоо танд имэйлээр илгээх нь дээр гэж бодлоо.
- Хэрэв та тойм эсвэл тайлан хэлбэрээр илүү ерөнхий санал хүсэж байгаа бол үүнийг тусгайлан хүснэ үү. Эелдэг, товч бөгөөд аль болох тодорхой хэлэх нь туслах болно. Жишээлбэл, та өөрийн үр ашиг, бүтээлч байдлын талаар тайлан хүсч болно. Хэрэв танд мэдээлж буй хүмүүсээс санал хүсэж байгаа бол нэрээ нууцалсан судалгаа хийх шаардлагатай болж магадгүй юм.
ШИЛДЭГ ЗӨВЛӨГӨӨ
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Алисон Гарридо, PCC
Ажлын байрны дасгалжуулагч
Та ерөнхий санал хүсэлт гаргахдаа KISS аргыг туршиж үзээрэй.
KISS загвар нь хүмүүст зохистой, хэрэгжүүлэх боломжтой санал хүсэлтийг өгөхөд туслах гайхалтай арга юм. Тухайн хүнээс асуу,"
хадгалах? Би яах ёстой вэ сайжруулах? Би яах ёстой вэ эхлэх? Тэгээд би яах ёстой вэ Зогс?"
Алхам 4. Тэд хариулсны дараа талархлын захидал илгээнэ үү
Хэрэв санал хүсэлт нь танд маш их сайжруулалт хийх шаардлагатай байгаа эсвэл таны ажил тийм ч сайн биш байна гэж санал болгосон бол үүнийг хэрхэн засах тухай товч тайлбарыг оруулаарай. Хариулахаасаа өмнө сэтгэл хөдлөлөө боловсруулах цаг гаргаж өг.
Та хамгийн ихдээ 1-2 хоногийн дотор хариулах ёстой
4 -ийн 2 -р арга: Сургуулиас санал хүсэх
Алхам 1. Өөрийгөө таниул
Таны багш хэдэн зуун оюутантай байж болно, ялангуяа тэд коллежийн профессор юм бол. Та өөрийн нэр (эхний болон сүүлчийн), анги, хэсгийг оруулах шаардлагатай болно. Хэрэв та ахлах сургуульд сурч байгаа бол энэ нь таны хугацаа эсвэл хугацаатай холбоотой байж магадгүй юм. Ингэснээр та багшийн цагийг дэмий үрж, өөрийгөө хэн болохыг олж тогтоохгүй бөгөөд тэд танд хэрэгтэй санал хүсэлтэд илүү их цаг зарцуулах болно.
Алхам 2. Үүнийг албан ёсны байлгах
Заримдаа оюутнууд багш нартаа анх удаа имэйл илгээхдээ үүнтэй тэмцдэг. Та "Сайн уу доктор Смит" эсвэл "Эрхэм хүндэт хатагтай Тернер" гэж хэлж болно. Хэрэв танай багш танд имэйл илгээсэн бол өмнөх шигээ албан ёсны байж болохгүй. Аяыг мэргэжлийн түвшинд байлга. Үүний оронд “Хөөе, та миний цаасыг юу гэж боддог вэ? Энэ бол хамгийн гайхалтай зүйл биш "гэж хэлээд" Би даалгавраа ойлгосон гэдэгт итгэлтэй биш байна. Би уг баримт бичгийн талаар тодорхой хэдэн асуулт асуусан юм."
Алхам 3. Үүнийг товчхон бичээрэй
Эдгээр асуултын контекст шаардлагагүй бол асуултуудынхаа бүх агуулгыг тайлбарлахаас бүү санаа зов. Жишээлбэл, хэрэв та боломжит өргөтгөлийн талаар санал хүсэж байгаа бол багшдаа контекст хэрэгтэй байж магадгүй, гэхдээ хэрэв та даалгаврын талаар асуулт асуух гэж байгаа бол нохой чинь таныг хэрхэн хоцорч, яагаад ажиллуулах болсон тухай түүхийг тэдэнд битгий хэлээрэй. та одоо имэйлээр илгээж байна (хэрэв энэ нь ажлын цагтай маш ойрхон биш бол), эсвэл өөр даалгаварт хамаагүй байж магадгүй.
Алхам 4. Шалгалт өгөх эсвэл дуусах өдөр болохоос өмнө санал авахыг бүү хүлээ
Багш тань танд товлосон хугацаандаа хариу өгөхгүй байхаас гадна тэднээс санал хүсэлтийг нь авах хүртэл эцсийн мөч хүртэл хүлээж байсанд тань уурлах магадлалтай. Хэрэв та эцсийн мөчид асуулт илгээх шаардлагатай бол товч, тодорхой, уучлал хүсээрэй. Энэ нь багш имэйлийг цаг тухайд нь харсан гэж үзэн хариулах магадлалыг нэмэгдүүлэх болно.
Алхам 5. Багшийнхаа хүссэн файлын форматыг ашиглана уу
Ихэнх тохиолдолд багш нь даалгавар эсвэл имэйлээр ямар файлын форматыг хүлээн авахыг сургалтын хөтөлбөрийн талаар танд хэлэх болно. Жишээлбэл, хэрэв таны багш.doc файл зааж өгсөн бол.pdf эсвэл.pages файлыг бүү илгээгээрэй. Хэрэв та итгэлгүй байгаа бол.rtf эсвэл.pdf файл илгээх эсвэл зүгээр л асууж болно.
Алхам 6. Өмнө нь бүртгүүлсэн цаас эсвэл шалгалтын талаар санал хүсэлтээ асуугаарай
Та профессор руу имэйл илгээх, эелдэг хандах хэрэгтэй. Хэрэв профессор ажлын цагтай бол та түүнтэй уулзах эсвэл цаг товлох боломжтой. Та "Эрхэм профессор Смит, би шалгалтандаа хүлээж байсан шигээ сайн чадаагүй. Дараагийн шалгалтанд илүү сайн орохын тулд миний хийсэн зарим алдааг даван туулахад надад тусалж чадах уу?" Таны профессор ийм хүсэлтэд эерэгээр хариулах ёстой.
4 -ийн 3 -р арга: Гар бичмэлийн талаархи санал хүсэлтийг асуух
Алхам 1. Эхлээд таньдаг хүндээ имэйл илгээх
Хэрэв та анхааралтай санал хүсэж байгаа бол үүнийг өгөх хамгийн сайн хүн бол таньдаг хүн, найз эсвэл хамт ажиллагсад байх болно. Санал хүсэлтээ мэдэхийн тулд имэйлээр имэйл илгээхдээ түүнд имэйлээр илгээдэг шигээ имэйлээр илгээнэ үү. Хэрэв та ихэвчлэн тэднийг дууддаг байсан бол оронд нь үүнийг хийх хэрэгтэй. Гар бичмэлийг тийм гэж хариулах магадлалтайг мэдээгүй л бол эхний имэйлээр бүү илгээгээрэй (таны гар бичмэлийг уншсан хүн эсвэл таны уншихыг санал болгосон хүн).
Та имэйл илгээж буй хүн найз эсвэл хамтран ажиллагч эсэхээс хамааран товч тайлбар эсвэл хийсвэр оруулах боломжтой
Алхам 2. Мэргэжилтэн рүү имэйлээр илгээх
Хэрэв танд мэргэжилтний зөвлөгөө үнэхээр хэрэгтэй байгаа бол өөрийн мэддэг мэргэжилтэн рүү имэйл илгээж, төсөл, яагаад танд санал хүсэлт хэрэгтэй байгааг тайлбарлана уу. Битгий яараарай, харин тэдэнд анхаарал тавьж байгаад талархаж, "Хэрэв танд надад санал хүсэлт өгөх цаг байхгүй бол би ойлгож байна" гэж хэлээрэй. Хэрэв тэд чадахгүй бол танд тусалж чадах цаг хугацаа, туршлагатай хэн нэгэн таньдаг эсэхийг асуухыг хүсч магадгүй юм.
Алхам 3. Хэн нэгэнд гар бичмэлээ хүйтэн мэйлээр бүү илгээгээрэй
Хэрэв та тэдэнд туслалцаа үзүүлэхийн тулд мөнгө төлнө гэдгээ тодорхой хэлээгүй бол энэ нь хариу өгөхгүй байх магадлалтай. Хэрэв тэд алдартай зохиолч бол тэд ийм олон имэйл хүлээн авдаг тул ийм имэйлд хариу өгөх магадлал багатай юм. Үүний оронд эхлээд найз нөхөд, хамт олон, профессор гэх мэт хүмүүсээс асуугаарай. Тэд танд туслах чадвартай байх магадлалтай бөгөөд танд туслахыг хүсдэг.
Алхам 4. Тэдний санал хүсэлтээс юу хүсч байгаагаа тодорхой хэлээрэй
Хэрэв та зөвхөн эерэг санал хүсэж байгаа бол тэдэнд хэлээрэй. Санал хүсэлт, орон нутгийн болон дэлхийн хэмжээний санал хүсэлт, гоо зүйн, дүрмийн болон бүтцийн санал хүсэлтийг хүсч байгаа эсэхээ тэдэнд хэлээрэй. Энэ нь уншигчдаас тэднээс юу хүсч байгаагаа ойлгоход нь туслах болно.
- Эерэг санал хүсэлт нь бүтээлч бус байх албагүй. Хэрэв тэд дуртай зүйлээ яагаад дуртай байгаагаа тайлбарлавал та гар бичмэлийнхээ талаар маш их зүйлийг мэдэж авах боломжтой.
- Хэрэв танд сөрөг санал байвал хариу өгөх цаг гаргаарай. Хэрэв тэд чиний найз бол тэд зөвхөн туслахыг хүсдэг. Хэрэв тэд профессор бол та хичнээн уурлаж, бухимдсан ч хамаагүй та ингэж хариулах ёсгүй. Үүний оронд тэдэнд тусалсанд талархаж, цаашаа үргэлжлүүлээрэй. Хэсэг хугацааны дараа санал өгөх арга нь тийм ч сайн биш байсан ч гэсэн танд тустай болохыг олж мэдэх болно.
Алхам 5. Уншигчдад хариулах хугацаа өг
Хэрэв та шинэ гар бичмэлийн талаархи дэлгэрэнгүй санал хүсэлтийг асуусан бол нэг эсвэл долоо хоногийн дотор санал хүсэлтийг хүлээх хэрэггүй. Ийм урттай гар бичмэлийг засварлахад хугацаа хэрэгтэй. Хэрэв та ажиллаж байгаа эцсийн хугацаатай бол үүнийг уншигчдад мэдэгдээрэй. Та засварыг тодорхой хугацаанд хийх боломжтой эсэхийг та тэднээс асууж болно. Тэд өөрсдийн амьдрал, үүрэг хариуцлагатай гэдгийг санаарай.
Алхам 6. Тэдэнд тусалсанд баярлалаа
Хэрэв энэ нь найз бол та тэдэнд хайрцаг шоколад шиг бэлэг худалдаж авах эсвэл зүгээр л буцааж өгөхийг хүсч магадгүй юм. Хэрэв энэ нь профессор бол та тэдний ажил, цагийг үнэлж байгаагаа мэдэгдэхийн тулд талархлын захиа бичихийг хүсч магадгүй юм. Уншигчиддаа талархахаа мартах нь тэднийг ашиглагдаж, эсвэл үнэлэгддэггүй мэт сэтгэгдэл төрүүлж, ирээдүйд танд туслах магадлалыг бууруулдаг.
4 -ийн 4 -р арга: Хэрэглэгчдээс санал хүсэлт авах
Алхам 1. Хэт их асуулт бүү асуу
Үйлчлүүлэгчид тэндхийн бараг бүх бизнесээс авсан судалгаагаар дарагдсан байдаг. Хэрэв та үйлчлүүлэгч таны имэйлийг уншаад автоматаар устгадаг болохыг баталгаажуулахыг хүсч байвал олон асуултаар бөглөнө үү. Хэрэв та үйлчлүүлэгчийг сонирхож байхыг хүсч байвал ганц хоёр асуулт асууж, үүнийг орхих хэрэгтэй.
Алхам 2. Нээлттэй асуулт асуу
Тийм/Үгүй гэсэн асуултуудыг ашиглахын оронд бүрэн дүүрэн хариулт өгөх асуулт асуугаарай. "Та биднийг найздаа санал болгох уу?" Гэж асуухын оронд "Та найздаа биднийг хэрхэн дүрслэх вэ?" Иймэрхүү асуултууд нь хариулахдаа тийм тийм/үгүй гэсэн энгийн асуултаас илүү их мэдээлэл өгдөг.
Алхам 3. Үйлчлүүлэгчдээ хурдан хариу өгөх болно гэдгээ мэдэгдээрэй
Энэ нь үйлчлүүлэгчид тэдний санал бодлыг уншиж, уншихгүй байж болох аварга том имэйл хайрцагт очдоггүй юм шиг сэтгэгдэл төрүүлдэг. Хэрэв тэд хариулах болно гэдгийг мэдэж байвал танд илүү илэн далангүй санал хүсэлт ирэх болно.
Та хариулахдаа илэн далангүй, мэргэжлийн түвшинд хандаарай. Орчин үеийн вируст интернет соёлд та мэргэжлийн ур чадвар, чин сэтгэлээсээ өөрөөр хариулвал компанийн нэр хүндийг нэг хоромын дотор унагаж чадна
Алхам 4. Флаш болон бусад удаан ачаалагдах онцлогуудыг бүү оруулаарай
Хэрэв үйлчлүүлэгч удаан холболттой бол ачаалах боломжгүй байгааг хараад имэйлийг шууд устгах болно. Санал хүсэлт нь ихэвчлэн тэднээс илүү чухал гэдгийг санаарай.
Алхам 5. Сайн боловсруулсан фонт, форматыг ашигла
Та имэйлээ цэвэр, мэргэжлийн харагдуулахыг хүсч байна. Буруу график эсвэл комикгүй фонт бүхий имэйл нь таны үйлчлүүлэгчдэд сэтгэгдэл төрүүлэх магадлал багатай юм. Хэрэв та үсгийн хэлбэрээ сайн мэдэхгүй байгаа бол Times New Roman эсвэл Arial гэх мэт стандарт фонтуудыг ашиглаж, илүүдэл графикийг аль болох бага байлгах хэрэгтэй.
Алхам 6. Имэйл төхөөрөмжид ээлтэй эсэхийг шалгаарай
Нэг баганатай формат нь олон баганын загвараас илүү уян хатан байдаг. Та мөн өөрийн фонтууд хэт жижиг биш эсэхийг шалгахыг хүсэх болно. Та имэйлийг зөөврийн компьютер, утас, таблет дээр ашиглахыг хүсч байна. Олон хүмүүс утсан дээрээ имэйлээ шалгаж байгаа тул та имэйлээ зохих ёсоор форматлах нь чухал юм.
Имэйл бичих тусламж
Санал хүсэлт өгөх имэйлд оруулах зүйлс
Санал хүсэлт асуух имэйлээр зайлсхийх зүйлс
Санал хүсэлт асуусан тайлбартай имэйл
Видео - Энэ үйлчилгээг ашигласнаар зарим мэдээллийг YouTube -тэй хуваалцаж болно
Зөвлөмж
- Хүмүүсийн санал хүсэлтийг доромжлох хэрэггүй.
- Нөхцөл байдлын хувьд имэйлийн зохих ёс журмыг сахих.
- Бага зэрэг даруу байдал нь урт замыг туулдаг.
