Өдөр бүр 300 тэрбум гаруй имэйл илгээж, хүлээн авч байгааг харгалзан үзвэл хүмүүс "и -мэйлийн ядаргаа" -ыг бий болгосон нь гайхах зүйл биш юм. Тиймээс таны санаа бодлыг ойлгомжтой, ойлгомжтой хүргэх үр дүнтэй имэйл бичих нь маш чухал юм-хэтэрхий урт эсвэл тодорхойгүй байгаа тул хүмүүс таны уулзалтын урилгын имэйлийг бүрэн уншихгүй байхыг хүсэж байна. Санаа зоволтгүй, энэ викиХурлын урилгад зориулж имэйл бичихдээ хийх ёстой бүх зүйлээ хэрхэн яаж хөтлөх болно, тухайлбал хүчтэй сэдвийн мөрийг хэрхэн бичих, имэйлийнхээ хэсэгт юу хэлэх ёстой, мөн хэрхэн ашиглах талаар ажлыг хөнгөвчлөх зорилгоор хуанлийн програм.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Хүчтэй сэдвийн мөр бичих
Алхам 1. Уулзалтын огноо, сэдвийг багтаасан богино, холбогдох сэдвийг бичнэ үү
Эдгээр дэлгэрэнгүй мэдээллийг оруулах нь имэйлийг ч нээхгүйгээр хүмүүс хэзээ, юу хэлэлцэх ёстойг мэдэх болно гэсэн үг юм. Жишээлбэл, та "12/8 уулзалт: Тайлагнах шинэ удирдамж" гэж бичиж болно.
Анхааруулга:
Уулзалтын сэдвийг орхисон нь хүмүүст хариулах шалтгаан болж магадгүй бөгөөд энэ нь тэдний хэлтэстэй холбоотой эсэх, эсвэл заавал оролцох шаардлагатай эсэхийг асуух тул энэ сэдвийг заавал хэлээрэй.
Алхам 2. Гарч буй сэдвээр ирсэн эсэхээ баталгаажуулахыг хүснэ үү
Хэрэв та уулзалтад хэн оролцох гэж байгааг мэдэх шаардлагатай бол сэдвийн мөрөнд баталгаажуулахыг хүснэ үү. Ингэснээр тэд имэйлээ нээхээс өмнө аль болох хурдан хариу өгөх шаардлагатай болно. Та "Баасан гарагийн 10/6 хүний нөөцийн уулзалт, аль болох хурдан баталгаажуулна уу" гэж бичиж болно.
Та мөн "RSVP бичнэ үү: Хүний нөөцийн уулзалт 10/6" гэж бичиж болно
Алхам 3. Энэ нь гарчигт байгаа яаралтай уулзалт эсэхийг тэдэнд мэдэгдээрэй
Хэрэв энэ нь яаралтай эсвэл цаг хугацааны хувьд эмзэг асуудал бол шууд уулзалт хийх шаардлагатай бол сэдвийн мөрөнд яаралтай мэдрэмжийг нэмж оруулаарай. Жишээлбэл, та "Даваа гариг 2/31 -нд яаралтай уулзалт: кибер аюулгүй байдал" гэсэн мөрийн дагуу ямар нэгэн зүйл бичиж болно.
Уулзалтын сэдвийг тэмдэглэх нь чухал бөгөөд тэдэнд юу хүлээж болох талаар ойлголт өгөх нь чухал юм
Алхам 4. Ирц заавал байх ёстой эсвэл санал болгосон эсэхийг хэлнэ үү
Хэрэв та том компанид ажилладаг бол уулзалт бүрт зарим хүмүүсийн оролцоо шаардлагагүй байдаг. Холбогдох хэлтсийг сэдвийн мөрөнд бичнэ үү эсвэл хүлээн авагчид оролцох ёстой эсэхээ мэдэгдээрэй. Жишээлбэл, та "Маркетингийн уулзалт 10/6" гэж бичиж болно.
Хэрэв уулзалт шаардлагагүй бол та "Үр дүнтэй судалгааны тактикийн талаар 10/6 уулзахыг санал болгож байна" гэж бичиж болно
Алхам 5. Ямар ч будлиан гаргахгүйн тулд сэдвийнхээ мөрөнд бүтэн үгсийг бичээрэй
Товчлол нь үр дүнтэй мэт санагдаж болох ч тэдгээр нь бүрэн дүүрэн үг шиг төдийлөн тодорхой бус бөгөөд төөрөгдөл үүсгэж болзошгүй юм. Жишээлбэл, "SAP" гэдэг нь таны хэлийг хэн мэддэг, мэдэхгүй байгаагаас хамааран "систем ба боловсруулалт" эсвэл "дээж авах, дүн шинжилгээ хийх төлөвлөгөө" гэсэн утгатай байж болно.
Гэсэн хэдий ч "RSVP", "HR", "Лхагва" гэх мэт түгээмэл товчлолуудыг ашиглах нь зүгээр юм
3 -ийн 2 -р арга: Имэйлийнхээ үндсэн хэсгийг бүтээх
Алхам 1. Товч, найрсаг танилцуулга, товч тэмдэглэл бичээрэй
Хэрэв та том компанид ажилладаг эсвэл хүн бүрийг хараахан танихгүй байгаа бол өөрийгөө танилцуулах шаардлагатай. Энэхүү товч танилцуулгад аливаа бичиг баримт, хангамжийг бөглөх, эсвэл хуралд авчрах шаардлагатай байгаа эсэхийг дурдах нь чухал юм.
Танилцуулгаа ажил хэрэгч эсвэл хувийн чанартай болго. Жишээлбэл, "Сайн байна уу баг аа, би ирэх долоо хоногт шинэ хөтөлбөр эхлэхийг тэсэн ядан хүлээж байна!"
Зөвлөгөө:
Хүлээн авагчдад ямар нэгэн даалгавар биелүүлэх эсвэл уулзалтад ямар нэгэн зүйл авчрах шаардлагатай бол сануулаарай. Жишээлбэл, "Сануулахад, борлуулагчийн холбоо барих жагсаалтын 4 хэвлэмэл хувийг авчирна уу."
Алхам 2. Уулзалтын огноо, цагийг өөрийн мөрөнд жагсааж бичээрэй
Энэ бол хүмүүс хуралд оролцоход зайлшгүй шаардлагатай мэдээлэл тул та үүнийг тодорхой, бусад текстээс ялгарахыг хүсч байна. Дээр ба доор 2 мөр оруулах ба/эсвэл тод фонтоор бичнэ.
- Жишээ: "10 -р сарын 6, 10:30 - 11:45"
- Хэрэв уулзалт онлайн байгаа бол цагийн бүсийг жагсааж бичээрэй, ингэснээр өөр өөр цагийн бүсэд байгаа хүмүүс буруу харилцааны улмаас алдахгүй байх болно. Жишээлбэл, та "10 -р сарын 6, 10:30 - 11:45 (PST)" гэж бичиж болно.
Алхам 3. Огноо, цагийн дараа байршлыг жагсаана уу
Байршлыг огноо, цаг хугацаатай адил ялгаруулаарай, ялангуяа хэрэв та шинэ газар уулзаж байгаа бол, олоход хэцүү байвал, эсвэл хүлээн авагчдын зарим нь тухайн байршлыг сайн мэдэхгүй байгаа бол. Виртуал уулзалтын хувьд (шууд форум эсвэл видео чатаар дамжуулан) хялбархан хандахын тулд форум эсвэл видео дуудлагын линкийг оруулна уу.
Чиглэл өгөхдөө аль болох нарийвчлан бичээрэй. Жишээ болгон: “Тимарены байрны 592 хурлын өрөөнд (Никс гудамж, 209) хүрэлцэн ирнэ үү. 592 тоот нь барилгын 2 -р давхарт байрладаг тул та цахилгаан шатыг доод давхраас дээш өргөөд, 12 -р гарцнаас гарахын тулд барилгын урд талд (зүүн талд) цахилгаан шат ашиглах хэрэгтэй. 59 давхарт."
Алхам 4. Уулзалтын зорилгоо хуваалцана уу
Хүлээн авагчдад уулзалт юу хийх гэж байгааг мэдэгдээрэй. Хурлын товч хөтөлбөрийг санал болгох нь тэдэнд ямар ажлуудыг урьдчилан хийх ёстойг ойлгоход тусална. Та сэдвийг зүгээр л хэлж болно ("Кибер аюулгүй байдлын шинэчлэлт" гэх мэт) эсвэл цаг хугацааны хуваарийг гаргаж өгөх боломжтой.
- 10:30 - 10:45 Төслийн статусын шинэчлэлтийг хуваалцах
- 10:45 - 11:10 Боломжит саналуудыг харьцуулж, сонгоно уу
- 11:10 - 11:30 Тархины шуурга ба хөөргөх зорилго
Алхам 5. Имэйлээ дүрмийн болон баримтын алдаатай эсэхийг шалгаарай
Боловсруулах хамгийн чухал зүйл бол уулзалтын огноо, цаг, байршил тул зөв эсэхийг шалгаарай! Та мөн үндсэн ойлголтуудыг сайтар судалж үзсэн эсэхээ баталгаажуулахын тулд танилцуулга, хэлэлцэх асуудал эсвэл бусад тэмдэглэлээ уншиж болно.
Имэйлээ илгээхээсээ өмнө бичвэрээ ойлгомжтой, ойлгомжтой байлгахын тулд чанга уншаарай
3 -ийн 3 -р арга: Outlook эсвэл нэгдсэн хуанлийн програмыг ашиглах
Алхам 1. Outlook -ийн гэрийн табын доорх "Шинэ уулзалт" дээр дарна уу
Хэрэв танай компани Outlook гэх мэт нэгдсэн хуанли бүхий харилцааны мэдээллийн санг ашигладаг бол үүнийг ашиглан уулзалтаа тохируулна уу. Энэ нь ихэвчлэн хамт ажилладаг хүмүүсийн холбоо барих хамгийн тохиромжтой цэг юм.
Хэрэв танай компани Outlook эсвэл үүнтэй төстэй зүйлийг ашигладаггүй бол та ажилтай холбоотой имэйлээ ашиглан урилга илгээх боломжтой
Алхам 2. "Хуваарьт туслах" цонхноос цаг, огноог сонгоно уу
Шинэ уулзалт хийсний дараа хуанлийн цонх гарч ирнэ. "Хуваарьт туслах" дээр дарж уулзах боломжтой цаг, огноог тодруулна уу.
Та болон төлөвлөсөн оролцогчид бэлэн байгаа цаг гэдгийг шалгаарай. Танай компанийн програмаас хамааран хүн бүрийн хуваарийг харуулахын тулд үзэх тохиргоогоо өөрчлөх шаардлагатай болж магадгүй юм (өөрийнхөөс гадна)
Алхам 3. Оролцогчдын нэрийг бичиж эсвэл хаягийн дэвтэрээ ашиглан нэмж оруулаарай
Текст мөрийг дарж нэрээ гараар оруулна уу эсвэл хаягийн дэвтэрээ гүйлгээд жагсаалтаас тэдний нэрийг сонгоно уу. Бусад хүмүүсийн бэлэн байгаа эсэхийг шалгахын тулд "Хуваарилах туслах" функцийг ашиглана уу.
Хэрэв хүмүүс байхгүй бол тэдний нэрийг тодруулж харуулах болно. Туслах нь танд болон оролцогчдын хуваарьт нийцүүлэн санал болгосон цагийн хуваарийг харуулах болно
Алхам 4. Уулзалтын эхлэх, дуусах цагийг тохируулна уу
Уулзалтын огноо нь таны өмнө нь сонгосон огноог баталгаажуулж, шаардлагатай бол өөрчлөлт оруулахын тулд хуанлийн товчлуур дээр дарна уу. Дараа нь цагийн жагсаалтын баруун талд байрлах доош буух сумыг ашиглан эхлэх, дуусах цагийг зөв сонгох хэрэгтэй.
Төгсгөлийн цагийг нэмэх нь хүмүүсийн цагийг хамгийн их хүндэтгэдэг тул тэд юу хүлээж байгаагаа мэддэг бөгөөд ажилдаа явах, аялалынхаа төлөвлөлтийг хийх боломжтой
Алхам 5. Дэлгэцийн дээд хэсэгт байрлах "Уулзалт" табын доорх "Уулзалт" дээр дарна уу
Энэ товчлуур дээр дарахад таныг ерөнхий уулзалтын дэлгэц рүү буцах бөгөөд та оруулах хуваариа харах ёстой. Эндээс та сэдэв, байршил, тэмдэглэл нэмэх боломжтой болно.
Хэрэв та уулзалтын дэлгэцэн дээр товлосон бичлэгээ харахгүй байгаа бол буцаж очоод процедурыг гарч ирэх хүртэл давтана уу
Алхам 6. Сэдэв, байршил, тэмдэглэл оруулахдаа тодорхой бичээрэй
Хүлээн авагчдад уулзалт гэж юу болохыг хэдхэн товчхон хэлээрэй (жишээлбэл, "Удахгүй болох бүтээгдэхүүний туршилт"). Байршлын талаар тодорхой хэлж, уулзалт хийх ердийн газар биш эсвэл очиход хэцүү байвал чиглэл өгөх. Уулзалтад хамааралтай нэмэлт тэмдэглэл (аливаа бэлтгэл ажил гэх мэт) нэмнэ үү.
- Тэд үүнийг аль хэдийн мэддэг гэж бодож байсан ч гэсэн байршлын хаягийг өг.
- Дууссаны дараа "илгээх" дээр дарна уу.
Зөвлөгөө:
"Тархины шуурга" гэх мэт хэт өргөн сэдвүүдээс зайлсхий. Үүний оронд та "шинэ бүтээгдэхүүний борлуулагчдын тархийг дайрах" гэж хэлж болно.
Зөвлөмж
- Имэйл эсвэл урилгаа уншихдаа товч бөгөөд тодорхой бичээрэй.
- Нөхөрсөг, мэргэжлийн бичих аяыг ашигла.
- Хүлээн авагчдын жагсаалтыг дахин шалгаад тэнд байх шаардлагатай бүх хүмүүсийг урьсан эсэхийг шалгаарай.
- Хэрэв та бүх хаягийг хүлээн авагчаас далд байлгахыг хүсвэл хаягийг "bcc" мөрөнд бичнэ үү.
Анхааруулга
- Огноо, цаг, байршилгүйгээр урилга эсвэл имэйл илгээх хэрэггүй. Энэ нь таны уригчдыг бухимдуулж магадгүй бөгөөд та энэ мэдээллийг хүссэн олон тооны хариултыг авах болно.
- Бүх томоор битгий бичээрэй, энэ нь хашгирч байна гэж ойлгогдох бөгөөд мэргэжлийн бус юм.
