Архивлах гэдэг нь мэдээллийг хадгалах, хадгалах явдал юм. Байгууллагууд баримт бичгийн ашиглалтын хугацааг уртасгахын тулд өдөр бүр цаасан баримтыг дижитал хэлбэрт шилжүүлж байна. Энэ нь өнөөдөр компьютерээс асар их хэмжээний өгөгдөл үүсгэж байгаагаас гадна архивлах нь чухал болж байна гэсэн үг юм. Хэрэв та баримт бичгийг хэрхэн архивлахаа мэддэг бол зайгаа чөлөөлөх боломжтой бөгөөд ингэснээр таны компьютер одоогийн баримтуудыг илүү үр дүнтэй зохицуулдаг.
Алхам
Алхам 1. Баримт бичгийг zip файлд архивлах
Ялангуяа чухал, гэхдээ ховор хэрэглэгддэг файлуудад тустай, zip файлууд нь таны хатуу диск дээр эзлэх зайг багасгадаг.
- Зип формат руу хөрвүүлэхийг хүсч буй файлуудаа тодруулаарай.
- Хулганаараа хулганы баруун товчийг дараад "Илгээх" -ийг сонгоно уу.
- Та файлуудыг "Шахсан (зиплэсэн) хавтас" руу илгээхийг хүсч байна.
- Зип фолдер дээр давхар товшоод файлууд үнэхээр байгаа эсэхийг шалгаарай. Хэрэв тийм бол та анхны файлуудаа устгаж болно.
Алхам 2. Бичиг баримтаа тусдаа хадгалах орчинд шилжүүлээрэй
Дижитал архивлах түгээмэл сонголт бол гадаад соронзон хальсны диск, гадаад хатуу диск эсвэл эрхий диск юм.
Алхам 3. Хэрэв та CD эсвэл DVD бичигчтэй бол баримт бичгийг CD эсвэл DVD рүү нөөцлөөрэй
Нөөцлөлт бол архивлах өөр нэг арга юм, гэхдээ та энэ аргыг өөр нэрээр мэддэг байж магадгүй. Жишээлбэл, Windows нь CD эсвэл DVD рүү файл хуулахдаа Live File System болон Mastered форматыг ашигладаг (бусад төхөөрөмжид нийцтэй байх нь илүү дээр юм).
- Бичлэг хийх боломжтой CD эсвэл DVD -г Live File System -ийн компьютерийн CD эсвэл DVD бичигч рүү оруулна уу.
- Харилцах цонх гарч ирэх үед "Файлуудыг өгөгдлийн диск рүү шарах" дээр дарна уу.
- Дискийг нэрлээд "Дараах" дээр дарна уу.
- Диск гарч ирэх хүртэл хоосон фолдерыг хүлээнэ үү. Энэ нь диск форматлагдсан бөгөөд файл хуулахад бэлэн гэсэн үг юм.
- Архивлахыг хүсч буй баримтуудын хамт хавтсыг нээгээд файлуудыг хоосон дискний хавтсанд чирнэ үү.
- Mastered форматын хувьд бичих боломжтой CD эсвэл DVD -ийг компьютерийн CD эсвэл DVD бичигч рүү оруулна уу.
- Харилцах цонх гарч ирэх үед "Файлуудыг өгөгдлийн диск рүү шарах" дээр дарна уу.
- Дискийг нэрлээд "Форматлах сонголтыг харуулах" дээр дарна уу.
- "Эзэмшсэн" -ийг сонгоод "Дараах" дээр дарна уу.
- Диск гарч ирэх хүртэл хоосон фолдерыг хүлээнэ үү. Энэ нь диск форматлагдсан бөгөөд файл хуулахад бэлэн гэсэн үг юм.
- Архивлахыг хүсч буй баримт бичгүүдтэй фолдерыг нээгээд эдгээр файлуудыг хоосон дискний хавтсанд чирнэ үү.
Алхам 4. Баримт бичгийг гадуур хадгалах газарт илгээх
- Архивлагдсан файлуудыг байршуулахаас гадна сайтын гаднах хадгалалтын байршил нь өгөгдлийг гал, хатуу дискний эвдрэл гэх мэт аюулаас хамгаалдаг.
- Олон компаниуд энэ үйлчилгээг санал болгодог тул та хэрхэн ажилладаг, ямар баталгаа баталгааг баримт бичгийг гадуур архивлах талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл авахын тулд шууд компанитай холбоо барих ёстой.
Алхам 5. Дижитал архивлах програм хангамжийг ашиглах
- Баримт бичгийн гадаад төрхийг хадгалах хамгийн алдартай аргуудын нэг бол PDF файл үүсгэх явдал юм. Adobe -аас санал болгодог энэхүү програм хангамж нь Adobe Acrobat гэгддэг бөгөөд янз бүрийн програм хангамжаас баримт бичгийг PDF формат руу хөрвүүлэхэд хялбар болгодог. Эдгээр файлуудыг үүсгэх хэд хэдэн үнэгүй програмууд бас байдаг.
- Техникийн үзүүлэлтүүд нь нийтэд нээлттэй байгаа нь Adobe -ийн програм хангамжийн ирээдүйн хувилбарууд нь баримт бичгийн өмнөх хувилбаруудыг унших боломжтой болно гэсэн үг юм.
- Нэмж дурдахад PDF уншигчийг Adobe вэбсайтаас үнэгүй татаж авах боломжтой.
Алхам 6. Баримт бичгийг архивлахын тулд технологийн шинэчлэлтэй байгаарай
Технологи хурдацтай хөгжиж байгаатай холбогдуулан өнөөдөр байгаа зүйл маргааш хуучирсан байж магадгүй юм. Энэ нь архивлагдсан файлуудыг шинэ систем рүү шилжүүлэхэд асуудал үүсгэж болзошгүй юм.
Зөвлөмж
- Архивлагдсан файлуудын каталогийг хийснээр та эсвэл бусад хүмүүс цаг хугацааны явцад шаардлагатай файлуудыг олох боломжтой болно. Энэ нь агуулгын нэр, файлыг багтаасан огноо бүхий файл, фолдерыг нэрлэхтэй адил хялбар байж болно. Жишээлбэл, хэрэв та бизнесийн бүртгэлийг архивлаж байгаа бол нэг хавтасыг "Бизнес файлууд 1997 оны 1 -р улирал" гэж нэрлэж болно. Илүү том системд архивууд каталоглох зорилгоор мета өгөгдлийг ашигладаг.
- Файлыг архивлах өөр нэг шалтгаан нь заримдаа мэдээллийг хадгалах шаардлагатай хууль ёсны шаардлагууд байдаг.
Анхааруулга
- Мультимедиа өгөгдөл нь ихэвчлэн тусгай техник хангамж эсвэл програм хангамжтай холбоотой байдаг бөгөөд өмчийн системээс гадуур хандах боломжгүй байдаг.
- Нэг аюул бол файлын авлигын эрсдэл юм. Мэдээллээ нөөцлөхийн тулд сайн шалгагдсан системийг ашиглаж байгаа эсэхээ шалгаарай.
- Баримт бичгийг архивлах систем байхгүй байгаа нь файлыг санамсаргүйгээр алдахад хүргэдэг, ялангуяа тэдгээрийг алдаатай устгасан тохиолдолд.
