Энэхүү wikiHow нь танд Microsoft Office эсвэл OpenOffice.org дээр имэйл нийлүүлэх аргыг зааж өгөх болно. Шуудан нийлүүлэх нь танд илгээгдэж буй хүлээн авагч бүрт баримт бичгийг автоматаар тохируулах боломжийг олгодог маш тохиромжтой функц юм. Ингэснээр та хүлээн авагч бүрийн баримт бичгийг дангаар нь өөрчлөх шаардлагагүй болно. Энэ бол асар их цаг хэмнэгч бөгөөд үүнийг хийхэд үнэхээр хялбар юм! Доорх алхамууд нь бүх үйл явцыг алхам алхамаар зааж өгөх болно.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Бэлтгэл ажил
Алхам 1. Өгөгдлийн файл үүсгэх
Энэ нь хүснэгтийн файл, өгөгдлийн сангийн файл эсвэл бүр зохих форматтай текст баримт бичиг байж болно. Хүснэгтийн файлыг ихэвчлэн ашигладаг; Энэхүү гарын авлага нь таныг хүснэгт ашиглаж байна гэж үзэж байна.
-
Таны өгөгдлийн файлд хуулбараас хуулбар болгон өөрчлөх шаардлагатай бүх мэдээлэл байх ёстой. Жишээлбэл, хэрэв та маягтын захидал бичиж байгаа бол таны өгөгдлийн файлд таны захидал илгээх гэж буй бүх хүмүүсийн нэр, хаягийг хадгалах болно.
Мэдээллийн төрөл бүр (нэр, овог, нэр хүнд гэх мэт) тус бүр өөрийн баганад байхын тулд нүд тус бүрт нэг зүйлийг нэг мөрийн дагуу байрлуулна
-
Ухаантай баганын нэрс гаргах. Шуудан нийлүүлэх нь өгөгдлийг баганад уншдаг. Мэдээллийн багана тус бүрийн эхний оруулга нь тухайн төрлийн мэдээллийн ерөнхий нэр байх болно, тиймээс танд утга учиртай нэрсийг ашиглаарай.
Жишээлбэл, "нэр" гэж бичээд нэрсийн баганыг эхлүүлээд доорх бүх нэрийг оруулна уу. Захидалдаа аль талбарыг оруулахыг асуухад та "овог нэр" -ийг сонгож, энэ баганад юу байгааг санах болно
- Outlook-ийг имэйлээр ашигладаг Microsoft Office хэрэглэгчид хүсвэл Outlook хаягийн дэвтэрээ өгөгдлийн файл болгон ашиглаж болно.
Алхам 2. Өгөгдлийн файлыг хадгална уу
Үүнийг амархан олох боломжтой газар хадгалаад, амархан санагдах зүйлийг нэрлэ.
Алхам 3. Үндсэн баримт бичгээ бичнэ үү
Энэ бол таны оруулах мэдээллийг оруулах баримт бичиг юм. Жишээлбэл, хэрэв та маягтын захидал бичиж байгаа бол үндсэн баримт бичиг нь үсэг юм. Имэйлийг нэгтгэсэн бүх зүйлийг (нэр гэх мэт) таны хувьд бөглөх болно.
3 -ийн 2 -р арга: MS Office дээр захидал нийлүүлэх
Алхам 1. Захидал нийлүүлэх ажлын самбарыг нээнэ үү
Үндсэн баримт бичгээс самбарыг нээж нээнэ үү. Хэрэв та үүнийг харахгүй бол Tools цэсийг нээгээд жагсаалтаас Mail Merge -ийг сонгоно уу.
Алхам 2. MS Office -ийн асуултанд хариулна уу
Office дахь имэйлийг нэгтгэх хэрэгсэл нь файлуудаа илүү ухаалаг, үнэн зөв нэгтгэх замаар таны амьдралыг хөнгөвчлөх хэд хэдэн алхамтай.
- Та ямар бичиг баримт бичиж байгаагаа хэлээд эхэл. Хамгийн сайн тохирохыг дарж, Дараа нь дарна уу.
- Та ямар "эхлэх баримт бичиг" (үндсэн баримт бичиг) ашиглахыг хүсч байгаагаа хэлээрэй. Хэрэв та эдгээр алхмуудыг дагасан бол "энэ документыг ашиглах" -ыг сонгох боломжтой байх ёстой. Дараах дээр дарна уу.
Алхам 3. Нэгдэх файлыг сонгоно уу
Энэ бол таны өмнө үүсгэсэн өгөгдлийн файл юм. Тохирох радио товчлуурыг сонгоод Next дарж файлыг хайж, үндсэн баримт бичигтэйгээ холбоно уу.
Хэрэв та Outlook хаягийн дэвтэрээ ашиглахыг хүсч байвал энэ сонголтыг дарна уу
Алхам 4. Ямар өгөгдөл ашиглахаа сонгоно уу
Оффис нь мэдээллийн мөрийг хүссэнээрээ сонгох эсвэл цуцлах боломжийг олгодог. Энэ нь өгөгдлийн файл дахь ямар мэдээллийг үндсэн баримт бичигт нэгтгэхийг сонгох боломжийг олгодог бөгөөд өгөгдлийн файлыг янз бүрийн зүйлд ашиглахад цаг хугацааны явцад илүү ашигтай болгодог. Та сэтгэл хангалуун байгаа бол Next дарна уу.
Өгөгдөлийг багана бүрийн толгой дээр дарж эрэмбэлж болно. Хэрэв та маш их мэдээллийг хурдан хайж олох шаардлагатай бол энэ нь ашигтай байж болох юм
Алхам 5. Өгөгдлийн талбар оруулах
Ажлын талбарын дараагийн хуудсан дээр хэрэв та үүнийг хараахан хийгээгүй бол бичиг баримтаа бичихийг танаас хүсэх бөгөөд файлаас өгөгдлийг баримт бичигт оруулах олон сонголттой болно.
-
Мэдээллийн талбарыг курсорыг талбар хаана байрлуулж, ажлын талбар дээрх тохирох товчлуур дээр дарж оруулна уу.
Та энгийн үсэг эсвэл тоотой адилаар Устгах товчийг дарж буруу эсвэл давхардсан өгөгдлийн талбарыг устгах боломжтой
-
Урьдчилан тохируулсан сонголтууд нь бичиж буй оффисдоо ямар төрлийн баримт бичгээс хамааран бага зэрэг өөрчлөгддөг. Оффис нь таны өгсөн өгөгдлөөс зохих мэдээллийг бөглөхийн тулд чадах бүхнээ хийдэг. Жишээлбэл, хэрэв та бизнесийн захидал бичиж байгаа бол хүлээн авагч бүрийн овог нэр, бүтэн хаягийг хэдэн мөрөнд цэгцтэй байрлуулсан хаягийн блок оруулах сонголтыг харж болно.
- Урьдчилан тохируулсан зарим сонголтууд нь зохих мэдээллийг бөглөх нэмэлт цонх нээх болно. Эдгээр нь бүгд их бага хэмжээгээр ойлгомжтой бөгөөд ойлгоход хялбар байдаг.
- Хэрэв та урьдчилсан тохиргоо ашиглаж байгаа бөгөөд энэ нь зөв мэдээлэл олж чадахгүй байгаа мэт харагдаж байвал "Талбаруудыг тааруулах" гэсэн товчлуур дээр дарж програмын аль талбарын нэр стандарт нэртэй тохирч байгааг зааж өгнө үү. Жишээлбэл, энэ нь хаягийн блок дахь "Овог" өгөгдлийг бөглөхдөө өгөгдлийн файл дахь "Гэр бүлийн нэр" ангиллыг ашиглах ёстой гэдгийг та харуулж болно.
- Өөрийн гэсэн талбарыг ашиглахын тулд "нэмэлт сонголтууд" дээр дарна уу. Та багана болгонд өгсөн нэрсийг харж, оронд нь ашиглах боломжтой болно.
Алхам 6. Захидалаа шалгана уу
Захидал нийлүүлэх нь таныг хэвлэх хүртэл таны үндсэн баримт бичигт оруулсан талбар дахь тодорхой мэдээллийг харуулахгүй боловч Office нь урьдчилан байрлуулах функцийг санал болгодог. таны баримт бичгийн талбарууд. Бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаадаа сэтгэл хангалуун болтол үүнийг чөлөөтэй ашиглаарай.
Алхам 7. Нэгтгэлтийг дуусга
Шуудангийн нэгтгэх ажлын хэсгийн эцсийн дэлгэц нь бүх зүйл бэлэн байгаа бөгөөд таны баримтуудыг хэвлэхэд бэлэн байгааг мэдэгдэнэ. Нэг хэвлэгдсэн баримт бичигт нэг багц мэдээлэл гарч ирэх бөгөөд програм нь мэдээллийн багцтай тэнцэх хэмжээний хуулбарыг хэвлэх болно.
Хэрэв та тодорхой үсгүүдэд ганцаарчилсан засвар хийхийг хүсч байгаа бол үүнийг "тус тусдаа үсэг засах" дээр дарж ажлын талбарын дэлгэцээс хийж болно
3 -ийн 3 -р арга: OpenOffice.org дахь имэйлийг нэгтгэх
Алхам 1. Мэдээллийн сан үүсгэх
OpenOffice.org -д захидал нийлүүлэхэд мэдээллийн сан үргэлж шаардлагатай байдаг; Гэсэн хэдий ч та өгөгдлөө эхлээд хүснэгтэд үүсгэж болно.
- Анхдагч баримт бичгээс File цэсийг нээгээд шинэ мэдээллийн сан үүсгэхийг сонгоно уу.
- Гарч буй цонхонд "одоо байгаа мэдээллийн санд холбогдох" сонголтыг сонгоно уу. Унтраах цэснээс "хүснэгт" -ийг сонгоод Дараа нь дарна уу.
- Дараагийн дэлгэц дээр OpenOffice.org -ийг ашиглахыг хүснэгтийн файл руу чиглүүлнэ үү. Та файлын байршлын доорх нүдийг чагталж мэдээллийн санг нууц үгээр хамгаалах эсэхээ сонгож болно. Та бэлэн болмогц Next дарна уу.
-
Энэ дэлгэц дээр дараа нь хялбархан хандахын тулд мэдээллийн баазыг бүртгүүлэх эсэхээ сонгож, яг одоо засварлахын тулд мэдээллийн баазын файлыг нээх эсэхээ шийдээрэй. (Хэрэв та хүснэгтийн файлыг дөнгөж үүсгэсэн бол танд хэрэггүй байх.) Дуусгах дээр дарж мэдээллийн санг хадгална уу.
Мэдээллийн санд амархан санаж чадах нэр өгөхөө мартуузай
Алхам 2. Талбаруудаа оруулна уу
Мэдээллээ OpenOffice.org -ийн ойлгох боломжтой мэдээллийн сантай холбосон бол одоо хаанаас хайхаа мэддэг л бол энэ мэдээллийн санг имэйл нийлүүлэхэд ашиглах нь энгийн асуудал юм.
- Оруулах цэснээс 'талбарууд', дараа нь дэд цэснээс "бусад …" -г сонгоно уу. Эсвэл control-F2 гэж бичиж болно.
- Гарч буй цонхонд "мэдээллийн сан" таб дээр дарна уу.
-
Цонхны баруун доод хэсэгт байрлах Browse товчийг дарж шинээр үүсгэсэн мэдээллийн сангаа олоорой.
Та мэдээллийн баазаа сонгосны дараа цонхны баруун талд "мэдээллийн сангийн сонголт" гэсэн гарчигтай жагсаалтад гарч ирнэ
- Цонхны зүүн талд байгаа "бичих" жагсаалтаас "захидал нийлүүлэх талбарууд" -ыг сонгоно уу.
- Өгөгдлийн сангийнхаа хажууд байгаа + дээр дарахад хүснэгтийн файл доор гарч ирнэ. Хажууд байгаа + дээр дарна уу тэр, мөн та хүснэгт үүсгэх үедээ сонгосон талбаруудын нэрийг харах болно.
-
Аль талбарыг оруулахыг хүсч байгаагаа сонгоод Insert дээр дарж талбарыг үндсэн баримт бичигтээ оруулна уу.
- Оруулахаасаа өмнө талбараа оруулахыг хүссэн курсороо байрлуулахаа бүү мартаарай, эс тэгвээс зөв байрлалд шилжүүлэхийн тулд хайчилж буулгах шаардлагатай болно.
- Оффисын нэгэн адил текстийн талбарууд нь таны үндсэн баримт бичигт үсэг тоон тэмдэгтүүд шиг бичигддэг. Та тэдгээрийг хоосон зайгаар зөөж, устгах товчлуураар устгаж болно.
Алхам 3. Нэгтгэх ажлыг дуусгана уу
Зөв байрлуулахын тулд талбар бүрийг дахин шалгана уу. Та бэлэн болмогц үндсэн баримт бичгээ хэвлэ. Мэйл нэгтгэх нь таны баримт бичигт нэгтгэсэн файлын оруулга бүрийн хувьд нэг хуулбарыг хэвлэх болно.
Зөвлөмж
- Үг боловсруулах програмууд нь ихэвчлэн үндсэн баримт бичиг үүсгэхэд ашиглаж болох загваруудтай байдаг.
- Талбаруудыг хамгийн тодорхой нэр томъёонд хуваахаа мартуузай. Жишээлбэл, та эелдэг нэр (ноён, хатагтай, мисс), нэр, овог нэрийг ашиглаж болно. Энэ нь нэрсийн гурван талбар тул багана бүрт нэг төрлийн талбар бүхий гурван тусдаа багана ашиглана уу.
