Хэрэв танд IBM Notes имэйлд зай дутагдаж байгаа боловч имэйлийг устгахад бэлэн биш байгаа бол тэдгээрийг архивлах талаар бодож үзээрэй. Имэйлийг архивлах гэдэг нь зурвасыг компьютер дээрээ өөр газар хуулах гэсэн үг юм. Анхны имэйлийг хадгалахын зэрэгцээ дансандаа зай гаргахын тулд IBM Notes -ийг хэрхэн архивлах талаар сурах. Энэ нь таны компьютер болон програм хангамжийг хамгийн сайн гүйцэтгэлтэй байхад тусалдаг.
Алхам
Алхам 1. Имэйл файлынхаа хэмжээг хязгаарлаарай
Имэйлийн файлын хэмжээг 500 MB -аас бага байлгах. (Зарим байгууллагууд 200MB гэх мэт илүү хатуу хязгаарлалт шаардаж магадгүй юм.)
- Файл, Өгөгдлийн сан, Properties хэсэгт очиж өгөгдлийнхөө хэмжээг шалгана уу. Lotus 8 дээр File, Applications, Properties хэсэгт очно уу.
- "I" таб дээр дарна уу. "Дискний зай" -ны дараах тоо нь танд IBM Notes дээр одоогоор хэр их өгөгдөл байгаа болохыг харуулна.
Алхам 2. Байгууллагынхаа урьдчилан тодорхойлсон тохиргоонуудыг мэдэж аваарай
Хэрэв та IBM Notes -ийг сургууль эсвэл ажилдаа ашигладаг бол архивын тохиргоо аль хэдийн бэлэн байж магадгүй юм. Энэ нь байгууллагуудад нэг хэрэглэгчид ногдох имэйлийн хэмжээ, байгууллагын доторх компьютеруудын ерөнхий гүйцэтгэлийг хянахад тусалдаг. Хэрэв архивын тохиргоо аль хэдийн хийгдсэн бол тэдгээрийг өөрчлөх боломжтой эсэхийг мэдэхийн тулд техникийн системийн ажилтнуудтайгаа ярилцаарай.
Алхам 3. Хүссэн архивын тохиргоогоо тодорхойл
Та бүх IBM Notes имэйлийг архивлах эсвэл тодорхой имэйлийг сонгох боломжтой. Та мөн IBM Notes -ийг хэр олон удаа архивлахыг хүсч байгаагаа шийдэх хэрэгтэй болно.
- Тохирох програмыг нээнэ үү (Имэйл).
- Үйлдлүүд, Архив, Тохиргоо руу очно уу.
- Шалгуур таб руу очоод "Хамгийн сүүлд өөрчилсөн анхдагч" -ыг сонгосон эсэхийг шалгаарай.
- Өөрчлөлтийг хадгалахын тулд "OK" дээр дарна уу.
- Шалгуурыг идэвхжүүлсэн эсэхийг шалгаарай.
Алхам 4. Автомат архивыг төлөвлөх
Автомат архивыг төлөвлөх нь таныг тогтмол, тогтмол архивлаж байгаа эсэхийг баталгаажуулдаг. Энэ нь бас таны цагийг хэмнэдэг.
- Тохирох програмыг нээнэ үү (Имэйл).
- Үйлдлүүд, Архив, Тохиргоо руу очно уу.
- Хуваарь таб руу очно уу. "Архивлах хуваарь" сонгогдсон эсэхийг шалгаарай.
- Компьютер таны файлуудыг архивлахыг хүсч буй тохиромжтой цаг, өдрийг сонго.
Алхам 5. IBM Notes -ийг гараар архивлах
Та автомат архивлах хуваарь гаргасан ч гэсэн хүссэн үедээ гараар архивлах боломжтой.
- Тохирох програмыг нээнэ үү (Имэйл).
- Архивлахыг хүсч буй имэйл эсвэл фолдероо нээнэ үү.
- Үйлдлүүд, Архивлах, Архивлах руу очно уу.
- Урьдчилан тогтоосон тохиргооны дагуу архивлахын тулд Тийм дээр дарна уу.
Алхам 6. Зөөж чирэх аргыг ашиглан архивлах
Энэ бол IBM Notes -ийг гараар архивлах өөр нэг арга юм.
- Тохирох програмыг нээнэ үү (Имэйл).
- Архивлахыг хүсч буй имэйл эсвэл фолдероо нээнэ үү.
- Тохирох мессежийг сонгоно уу.
- Зурвас (ууд) -ыг навигацийн самбар дахь шаардлагатай архив руу чирнэ үү.
Алхам 7. Архивлагдсан мессежүүдийг үзэх
Хэдийгээр та имэйлийг архивласан ч гэсэн та түүнд үе үе хандах шаардлагатай байж магадгүй юм. Таны архивын файл нь таны IBM Notes дансанд тохируулсан фолдеруудыг дууриах болно. Бүх зүйл таны төлөвлөсний дагуу зохион байгуулалттай хэвээр байх болно.
- Тохирох програмыг нээнэ үү (Имэйл).
- Навигацийн самбар дээрх Архивыг дарна уу.
- Тохирох архивыг сонгоно уу (өөрөөр хэлбэл Сүүлд өөрчилсөн өгөгдмөл).
Зөвлөмж
- Чухал имэйлийг нөөцлөх. Хэрэв танд IBM Notes дээр чухал имэйлүүд байгаа бол тэдгээрийг CD эсвэл DVD гэх мэт өөр газар хуулж аваарай. Энэ нь серверт ямар нэгэн зүйл тохиолдох эсвэл таны хувийн компьютерт хадгалагдсан тохиолдолд танд нэмэлт хуулбар өгөх болно.
- Хуучин болон шаардлагагүй мессежийг устгах, ялангуяа хавсралт агуулсан бол. Энэ нь таны өгөгдлийн хэмжээг бууруулж, компьютерын гүйцэтгэлд туслах болно.
