Имэйл бол хамт ажиллагсад болон бусад бизнесийн түншүүдтэй холбоо тогтоох хурдан бөгөөд хялбар арга бөгөөд бүх төрлийн уулзалтуудыг төлөвлөх үр дүнтэй хэрэгсэл юм. Та хамтран ажиллагч, дээд зэргийн эсвэл огт танихгүй хүнтэй уулзахаар төлөвлөж байгаа эсэхээс үл хамааран эхлээд имэйлийг тодорхой сэдвийн мөр, үндсэн текстээр форматлах хэрэгтэй. Та имэйлээ хаяж, мессеж илгээсэний дараа 3-5 хоногийн дараа хариу хариу илгээхээс өмнө хүлээнэ үү.
Алхам
2 -ийн 1 -р арга: Имэйлийг форматлах
Алхам 1. Уулзахыг хүсч буй сэдвийн мөрөнд тэмдэглээрэй
Имэйлийн гарчигт зорилгоо тодорхой бичээрэй, ингэснээр хүлээн авагч таныг түүнтэй уулзахыг хүсч байгаагаа шууд мэднэ. "Уулзалт" эсвэл "Уулзах боломжтой цаг" гэх мэт тодорхой бус хэл ашиглахаас зайлсхий. Үүний оронд тодорхой огноо, цагийн хүрээг сэдвийн мөрөнд ашиглаарай, ингэснээр хүлээн авагч юу хүлээж болохыг тэр даруй мэдэж болно.
Жишээлбэл, "5/17 өдрийн 11:00 цагт уулзах хүсэлт" гэх мэт зүйлийг бичнэ үү
Алхам 2. Имэйлээ эхлүүлэхийн тулд зохих мэндчилгээг ашиглана уу
Та зурвас бичиж эхлэхдээ стандарт, албан ёсны мэндчилгээг ашиглаж үзээрэй. Хэрэв та хэзээ ч уулзаагүй төрийн албан тушаалтан эсвэл бусад нэр хүндтэй хүмүүстэй холбоо барьж байгаа бол гарчигт түүний бүрэн нэрийг ашиглана уу. Хэрэв та хамт ажилладаг хүн эсвэл дээд албан тушаалтантайгаа холбоо барьж байгаа бол "Ноён", "Хатагтай", "Mx.", "Мисс" гэх мэт нэр хүндтэй зүйлийг ашиглаарай. Ерөнхий дүрмийн дагуу имэйлээ эхлүүлэхийн тулд "Эрхэм хүндэт", "Сайн уу", "Сайн уу" гэх мэт мэндчилгээг ашиглаж үзээрэй.
- Хэрэв та хувь хүний оронд ерөнхий оффис эсвэл бүлэгт хандаж байгаа бол "Энэ нь хэнд хамаатай байж болох вэ" гэсэн үгийг ашиглаарай.
-
Жишээлбэл, хэрэв та дээд албан тушаалтантайгаа холбоо барьж байсан бол мэндчилгээг дараах байдлаар зурж үзээрэй.
“Эрхэм хүндэт ноён Жексон, Энэ имэйл таныг сайн олно гэж найдаж байна! Боломжтой уулзалтын талаар би тантай холбоо барихыг хүссэн юм."
Алхам 3. Хэрэв та огт танихгүй хүнтэй уулзаж байгаа бол өөрийгөө танилцуулаарай
Хэрэв та төрийн албан хаагч эсвэл урьд өмнө нь уулзаж байгаагүй өөр хүнд бичиж байгаа бол эхний догол мөрийг товч танилцуулгад зориулаарай. Нэр, албан тушаал, мэргэжлийн холбоондоо анхаарлаа хандуулаарай, ингэснээр хүлээн авагч таныг хэн болохыг, яагаад тэдэнтэй холбоо барьж байгаагаа мэдэж болно. Хэрэв та босс, хамтран ажиллагч гэх мэт таньдаг хүнтэйгээ холбоо барьж байгаа бол танилцуулах догол мөр оруулах шаардлагагүй.
- Таны танилцуулгыг уншихад удаан хугацаа шаардагдахгүй.
-
Иймэрхүү зүйл бичээд үзээрэй:
Эрхэм хүндэт хатагтай Аткинс, Намайг Сара Клемент гэдэг бөгөөд би Жонс мужийн амьтдын байранд ажилладаг.
Алхам 4. Уулзалтын шалтгаан, ерөнхий ач холбогдлыг тайлбарлана уу
Имэйлийн эхэнд (танилцуулгынхаа дараа, хэрэв та нэгийг оруулахаар шийдсэн бол) хүлээн авагчтай уулзахыг хүсч буй уулзалтын хэлбэр, энэ нь албан ёсны эсвэл энгийн харилцаа байх эсэхийг бичнэ үү. Хурал ямар зорилготой болохыг тайлбарлаж өгсний дараа уг уулзалт яагаад дуусгахыг хүсч буй ажилдаа чухал болохыг тайлбарла. Хүлээн авагч таны имэйлийг уншихад тийм ч их цаг байхгүй байж магадгүй тул тайлбараа товчхон бичихийг хичээгээрэй.
Жишээлбэл, иймэрхүү зүйлийг бичээд үзээрэй: “Та ирэх долоо хоногт надтай уулзаж удахгүй үрчлэх талаар ярилцаж болох уу? Та өнөөгийн амьтдын асрамжийн газрын санхүүгийн зөвлөх учраас та тухайн байгууллагын ажлын төсөвт маш их мэдээлэл өгөх боломжтой гэж бодож байна.”
Алхам 5. Уулзалт хийх боломжтой газар, цагийг санал болго
Олонд танигдсан, хүлээн авагчид хялбархан хүрэх боломжтой газрын талаар бодож үзээрэй. Хэрэв та имэйл илгээж буй хүнтэйгээ нэг байранд эсвэл ерөнхий газарт ажилладаг бол үдийн завсарлагааны үеэр уулзаж болох эсэхийг үзээрэй. Хэрэв та болон хүлээн авагч ойролцоо байршилд ажилладаггүй бол уулзаж болох ресторан эсвэл бусад олон нийтийн газар санал болгоорой. Нэмж дурдахад, өөрт тохирсон хэд хэдэн удаа дурдсанаар хүлээн авагч танд бэлэн байгаа эсэхийг нь хялбархан хэлж чадна.
- Хэрэв та хоёулаа завгүй хуваарьтай бол утас эсвэл видео хурлын уулзалт товлох талаар бодож үзээрэй.
- Жишээлбэл, иймэрхүү зүйл хий: "Та энэ долоо хоногт хэсэг хугацаанд амьтны байрны дэргэд эргэлдэж чадах уу? Би өдөр бүр 9 -өөс 5 хүртэл урд ширээнд байх болно."
Алхам 6. Хүлээн авагч таны зурваст хариулахыг хүс
Та арга хэмжээг техникийн хувьд төлөвлөж байгаа тул хүлээн авагчаас бэлэн байгаа эсэхээ хариулахыг эелдгээр хүсээрэй. Хэрэв та онцгой завгүй хүнтэй холбоо барьж байгаа бол тэд хариу өгөхөд нэг эсвэл хоёр хоног шаардагдах болно гэдгийг санаарай. нуруу
Жишээлбэл, иймэрхүү зүйлийг хэлээрэй: "Хэрэв та ирэх долоо хоногт бэлэн байгаа эсэхээ надад мэдэгдвэл би үнэхээр талархах болно!"
Алхам 7. Имэйлийг дуусгахдаа халуун дотно хэлийг ашиглаарай
И -мэйлийнхээ зорилгыг дахин тусгасан хаалтын өгүүлбэрийн төслийг боловсруулаарай, ингэснээр хүлээн авагч уулзалтын зорилгыг тодорхой ойлгодог. Нөхөрсөг аялгуу ашиглан имэйлээ хаяж, "Хүндэтгэсэн", "Баярлалаа" эсвэл "Хамгийн сайн сайхныг хүсье" гэх мэт хэллэгийг ашиглаарай. Бүртгэлийг бичсний дараа нэрнийхээ доор өөрийн албан тушаал эсвэл одоогийн карьераа харуулсан гарын үсгээ үлдээнэ үү.
- Хүлээн авагчид өөрийн хэлийг өгөх. Хэрэв та хамт ажилладаг хүнтэйгээ ярьж байгаа бол "Удахгүй уулзъя" гэх мэт гарын үсэг зурах нь "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгнээс илүү утга учиртай болно. Хэрэв та дээд албан тушаалтантай холбоо барьж байгаа бол "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Хамгийн сайн сайхныг хүсэх" нь "Уулзацгаая" гэх мэт энгийн гарын үсэг зурахаас илүү тохиромжтой байх болно.
-
Жишээлбэл, иймэрхүү зүйлийг бичээрэй.
Энэхүү үрчлэлтийг аль болох амжилттай хийхийг хүсч байгаа тул удахгүй тантай уулзахыг тэсэн ядан хүлээж байна.
Хүндэтгэсэн, Сара Клемент
Үйл ажиллагааны зохицуулагч, Жонс мужийн амьтдын хоргодох газар
Алхам 8. Уулзалтанд хамаатай холбогдох хавсралтуудыг оруулна уу
Хүлээн авагчийг уулзалтад бэлтгэхэд туслах аливаа бичиг баримт, хүснэгт эсвэл бусад холбогдох файлыг хавсаргана уу. Хэрэв та нарийн төвөгтэй сэдвээр хэн нэгэнтэй холбоо барьж байгаа бол хүлээн авагчид уулзалтын сэдвийг ойлгоход нь туслахын тулд ямар ч товхимол эсвэл мэдээллийн хуудсыг оруулаарай.
Жишээлбэл, хэрэв та удахгүй болох үйл явдлын төсвийн өөрчлөлтийг хэлэлцэж байгаа бол өмнөх жилийн төсвийн хүснэгтийг оруулахыг хүсч магадгүй юм
Алхам 9. Имэйлийн туршид мэргэжлийн хэл, зохих дүрмийг ашиглах
Тодорхой дүрмийн алдаа, зөв бичгийн алдааг олж мэдээд өөрийн зурвасыг дахин уншаарай, ингэснээр таны эцсийн төсөл аль болох өнгөлөг, цэвэрхэн харагдаж байна. Нэмж дурдахад, зурвасыг илүү энгийн, ойлгоход хэцүү болгодог товчлол, хэллэгийг хас. Хэрэв таны эцсийн төсөл мэргэжлийн биш юм шиг санагдаж байвал хүлээн авагч таны хүсэлтийг нухацтай авч үзэхгүй байж магадгүй юм.
Эможи нь текст болон энгийн имэйл ашиглахад хөгжилтэй байж болох ч та уулзалт хүсэхийн тулд тэдгээрийг ашиглах ёсгүй
2 -ийн 2 -р арга: Хүлээн авагчийг дагаж мөрдөх
Алхам 1. Хүлээн авагч 3-5 хоногийн дотор тантай холбогдохгүй бол дараагийн имэйлийг бичнэ үү
Хүлээн авагчид таны хүсэлтийг уншиж, хариулахад хэдэн өдөр өг. Хэрэв та ажлын долоо хоногийн дотор хариу сонсохгүй бол тэр хүнд хариу хүлээж байгаа гэдгээ сануулахын тулд хурдан имэйл илгээнэ үү. Тэдэнтэй уулзах боломж олгосонд талархаж, цаг зав гаргасанд талархаж байгаагаа онцлон тэмдэглэ.
- Дахин хийх дуудлага нь уулзах гэж буй хүнтэйгээ уулзах үр дүнтэй арга юм.
- Жишээлбэл, иймэрхүү зүйл бичих: “Би уулзалтын хүсэлтээ биелүүлэхийг хүссэн юм. Чөлөөт цаг гарвал ирэх долоо хоногт уулзах боломжтой эсэхээ хэлж өгнө үү?"
Алхам 2. Нэмэлт имэйлээр уулзалтын онцлогийг тодруулаарай
Хариулт өгсний дараа бусад хүний хуваарьтай тохиролцоорой. Нөгөө хүний бэлэн байгаа эсэхийг анхаарч, уулзах цагийг хоёулаа боломжтой байгаа өдөр баталгаажуулна уу. Ирсэн имэйл хайрцагт будлиан, эмх замбараагүй байдал үүсгэхгүйн тулд 1-2 имэйлийн дотор огноо, цагийг баталгаажуулахыг хичээгээрэй.
- Аль болох уян хатан байхыг хичээ. Хэрэв та завгүй хүнтэй холбоо барьж байгаа бол тэр тантай шууд уулзаж чадахгүй байж магадгүй юм.
- Эцсийн мөчид уулзалт товлох хэрэггүй. Хэрэв хүлээн авагч завгүй байгаа бол уулзах огноог тохиролцож чадахгүй байж магадгүй юм.
Алхам 3. Уулзахаас хэд хоногийн өмнө сануулга эсвэл баталгаажуулалтыг илгээнэ үү
Хэрэв та төлөвлөсөн уулзалтаас өмнө илүү бэлтгэлтэй байхыг хүсч байвал хүлээн авагчид сануулах зорилгоор баталгаажуулах имэйл илгээж үзээрэй. Энэ имэйлийг хэт удаан бүү хий, харин уулзалт төлөвлөсөн хугацаандаа байгаа эсэхийг дахин шалгахын тулд уулзахаар төлөвлөж буй өдөр, цаг, газраа бичээрэй.
-
Жишээлбэл, иймэрхүү зүйлийг бичээрэй.
Бид 5 -р сарын 17 -ны 11 цагт Жонс Каунтигийн амьтдын байранд уулзаж байгаа гэдгээ л батлахыг хүссэн юм.
