Имэйлийн ирсэн хайрцгийг нээх нь дүрмийн хувьд хангалтгүй, зөв бичгийн алдаа, муу амт бүхий Пандорагийн хайрцгийг нээхтэй адил юм. Таны имэйл бусдад ямар сэтгэгдэл төрүүлж байгааг анхаарч үзээрэй; Энэ бол имэйлээ багцаас нь ялгаж салгах хамгийн тохиромжтой цаг юм. Эдгээр алхмуудыг дагаж, имэйлийнхээ ёс зүйг сайжруулаарай.
Алхам
Алхам 1. Имэйлээ товч, харилцан яриа, анхаарлаа төвлөрүүл
Компьютерийн дэлгэц дээр захидал унших нь цааснаас илүү хэцүү байдаг тул имэйлийг товч бөгөөд цэгцтэй байлга. И-мэйлийн хамгийн тохиромжтой урт байхгүй ч гэсэн өгүүлбэрүүдийг богино, ойролцоогоор 8-12 үгтэй байлгаж, догол мөрүүдийн хооронд зай үлдээгээрэй.
Ажлын имэйл рүү шууд л "Та тэгнэ гэж найдаж байна …" "Бид хийх ёстой гэж бодож байна." гэх мэтийг урд талд нь бичээд хэргийг дараах мөрүүдэд бичнэ. Олон хүмүүс хариулах эсвэл дараа нь хадгалахаар шийдэхээсээ өмнө эхний хэдэн мөрийг л уншдаг. Эдгээр шугам нь мэдээлэлтэй шийдвэр гаргахад хангалттай хэмжээний "мах" өгөх ёстой. Хувийн имэйлийн хувьд имэйлийнхээ гол цэг рүү орохоосоо өмнө хувийн товч тэмдэглэлээр нээх сайхан санаа байдаг
Алхам 2. Сонирхолтой форматлахаас зайлсхий
Фонт, өнгийг өөрчлөх, сумны жагсаалт оруулах эсвэл HTML ашиглах нь формат нь таны компьютер дээр сайн харагдаж байсан ч гэсэн имэйлийг хачирхалтай харагдуулж, хүлээн авагчид унших боломжгүй болгож болзошгүй юм. Үүнийг энгийн байлгаарай.
Алхам 3. Хавсралтыг хязгаарлах
Шаардлагагүй бол хавсралт бүү нэмээрэй. Хавсралтыг аль болох бага байлга. Ихэнх имэйлийн програмууд 1 МБ хүртэлх хавсралт илгээх, хүлээн авах боломжтой боловч үүнээс хэтэрсэн бүх зүйл нь танд болон хүлээн авагчид хүндрэл учруулж болзошгүй бөгөөд хүлээн авагчийн имэйл холболт удаан байвал жижиг файлуудыг нээхэд нэлээд хугацаа шаардагдах болно. Хэрэв та илүү том файл илгээх шаардлагатай бол түүнийг шахах эсвэл зиплэх эсвэл YouSendIt.com гэх мэт том файлуудыг илгээхэд туслах онлайн үйлчилгээг ашиглах хэрэгтэй. Хэрэв та уулзалтын төлөвлөгөө эсвэл том текст засвар гэх мэт олон хуудас илгээх шаардлагатай бол факс эсвэл хуудасны багцыг захидал руу илгээнэ үү.
- Шаардлагагүй бол имэйлийн хавсралтыг бүү зүүгээрэй. Хэрэв хавсралт илгээхэд хэт том биш бол та хүлээн авагчийнхаа цагийг дэмий үрж, хавсралтаа ашиглахад саад учруулж болзошгүй юм. Олон хөдөлгөөнт төхөөрөмжүүд зип файлуудыг задлах боломжгүй байдаг. Нэмж дурдахад.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word болон Powerpoint) гэх мэт олон нийтлэг файлууд аль хэдийн шахсан форматтай байдаг тул энэ нь илүүдэл юм.
- Олон хүмүүс эсвэл бизнесүүд танихгүй хүмүүсийн хавсралтыг нээхгүй бөгөөд зарим имэйл данс автоматаар спам хавтас руу имэйл илгээхээр тохируулагдсан байдаг тул хэрэв та ажилд орохоор өргөдөл гаргаж байгаа бол санаарай., хавсралтуудын талаар хүлээн авагчийн зааврыг дагаж мөрдөх ёстой. Хэрэв заавар өгөөгүй бол өөр имэйл илгээж, хүлээн авагчид хавсралт бүхий имэйл илгээх болно гэдгээ мэдэгдээрэй.
Алхам 4. Илгээхээсээ өмнө бодож үзээрэй
Сэтгэл хөдлөлдөө автсан үедээ имэйл бүү илгээгээрэй. Имэйлийн сэдэв, текстийг чөлөөтэй бичээд хадгалаарай. Зөвхөн хүлээн авагчдыг нэмж, илгээж буй зүйлийнхээ талаар бодох цаг гарсны дараа илгээнэ үү; Та бодлоо өөрчилж, үүнээс илүү дээр байж магадгүй юм.
Имэйл нь хүмүүст хэзээ ч нүүр нүүрээ хараад хэлээд байдаггүй зүйлийг асуух, хэлэх хэрэгсэл болсон (яагаад интернэтээр зөнгөөрөө өөр хүн болж хувирдаг юм бол?). Хэрэв та хэн нэгэн илгээж байгаа бол юу ч, үүнийг дахин уншаад, хэрэв тэд таны хажууд эсвэл нүүр тулсан бол та тэдэнд үүнийг хэлэх үү гэж өөрөөсөө асуугаарай. Хэрэв энэ сэдвийг хөндсөн бол хоёр удаа уншаарай.
Алхам 5. Товчлол, эмотикон ашиглахдаа болгоомжтой байгаарай
Үүнийг найзтайгаа гэх мэт албан бус имэйлээр хүлээн авах боломжтой. Гэсэн хэдий ч албан ёсны захидалдаа та "чангаар инээж байна" гэж хэн нэгэнд хэлэх шаардлагагүй, хүмүүс үүнийг зохисгүй гэж үзэж магадгүй бөгөөд таныг хайхрамжгүй хандаж байгаагаа мэдэрч магадгүй юм.
"Дашрамд хэлэхэд" гэсэн "BTW" гэх мэт зарим товчлолыг имэйлд ихэвчлэн ашигладаг бөгөөд албан ёсны, мэргэжлийн имэйлээс бусад тохиолдолд ерөнхийдөө хүлээн зөвшөөрдөг
3-ийн 1-р арга: Шинэ имэйл бичих
Алхам 1. Хүлээн авагчийн талбаруудыг зөв ашигла
"To" талбарт хандсан хүмүүс арга хэмжээ авах ёстой бөгөөд "CC" дээр байгаа хүмүүс хамт ажиллагсад эсвэл дарга нарт мэдээлэл өгөх үүрэгтэй.
- "Хэнд:" талбарт нэгээс олон хүнээс ACTION хүсэх талаар болгоомжтой байгаарай. Энэ нь нэг даалгаврыг биелүүлэхийн тулд олон хүчин чармайлт гаргах эсвэл өөр хэн нэгэн хүсэлтийг биелүүлж байгаа гэж үзэхэд хүчин чармайлт гаргахад хүргэж болзошгүй юм.
- Хэрэв та хаягаа нууцлахыг хүссэн хүмүүсийн жагсаалтад имэйл илгээх бол бүгдийг нь BCC талбарт оруулаад "to" талбарт өөрийн хаягийг оруулна уу.
- Хэрэв та хэн нэгнийг хэлхээ холбооноос салгахыг хүсч байвал (жишээлбэл, хэрэв тэд таныг өөр хүнтэй танилцуулсан бол одоо та тэр хүн зарим нарийн ширийн зүйлийг боловсруулж байгаа бөгөөд танилцуулагчийн ирсэн имэйл хайрцгийг бөглөхийг хүсэхгүй байвал) тухайн хүний хаягийг "to" эсвэл CC талбараас BCC талбарт оруулна уу.
Алхам 2. Сэдвийн мөрийг ашигтай болгох
Сайн сэдвийн мөр нь уншигчийг хурдан бэлтгэхийн тулд имэйлийн агуулгын талаархи ашигтай тоймыг өгдөг. Имэйлийн ирсэн имэйл хайрцгийг байнга дардаг тул сайн сэдвийн мөр нь хүлээн авагчид таны имэйлийн тэргүүлэх чиглэлийг тодорхойлоход тусалдаг. Энэ нь таны имэйлийг уншихаас өмнө устгахаас урьдчилан сэргийлэхэд тусалдаг. Энэ сэдэв нь таны хүлээн авагчийн хамгийн түрүүнд хардаг зүйл бөгөөд үүнийг алдаагүй, товчхон байлгаж, "Сайн уу", "Юу байна" эсвэл хүлээн авагчийн нэр гэх мэт ерөнхий шугамуудаас зайлсхий (спамаас хамгаалах шүүлтүүрээр хамгаалагдсан байж магадгүй).
Хүлээн авагчийн хувьд өөрийн мессежийг эрэмбэлэхээс зайлсхий. Имэйл бүрийг "Яаралтай!" Гэж тэмдэглэх зуршлаасаа сал. эсвэл "Өндөр ач холбогдол бүхий" эсвэл таны имэйлүүд чоно уйлсан хүү шиг харьцах болно, тэд бүгдийг үл тоомсорлох болно. Таны имэйл хүсэлтийг бусдынхаас илүү өндөр дарааллаар хүлээж авах нь уур уцаартай, бардам зантай байдаг. ажлын контекст. Таны мессежийг хэрхэн яаж эрэмбэлэхээ өөрсдөө боловсруулсныхаа төлөө хүлээн авагчид кредит өгөх хангалттай нигүүлсэл үзүүлээрэй
3-ийн 2-р арга: Имэйлд хариулах
Алхам 1. Хариултууд дээр хэнийг хуулж байгаагаа анхаараарай
Хэрэв та зурвас, дараа нь CC: анхны илгээгчийн оролцоогүй гуравдагч этгээдэд хариулсан бол анхны илгээгч үүнд дургүйцэхгүй гэдэгт итгэлтэй байгаарай. Энэ мэдээлэл нь "зөвхөн таны нүдэнд зориулагдсан" байж магадгүй юм. Анхны илгээгч нь таны ажлын удирдагч бол энэ нь ялангуяа чухал юм. BCC ашиглахдаа болгоомжтой байгаарай. Хэрэв BCC: 'гэж байгаа хүн тэдний хуулбарыг сохор хуулбар болохыг хараагүй бол хариу өгөхгүй бол энэ нь эсрэгээрээ байж магадгүй юм.
Алхам 2. Та хэнд хариулах ёстойгоо тодорхойл
Зөвхөн танд илгээсэн имэйлд зөвхөн илгээгчид хариу өгөхийг шаарддаг, гэхдээ хэд хэдэн хүнд илгээсэн имэйлийн хувьд та хариултаа бүх хүнд илгээхийн тулд "Бүгдэд хариулах" сонголтыг сонгох хэрэгтэй болно. Шударга байх; "Бүгдэд хариулах" -ыг байнга ашиглах нь өгөөжийг маш ихээр өгч, олон хүний хайрцагт мессеж үлдээдэг. И -мэйл хүлээн авсны үр дагаврыг авч үзээд бүгдэд нь хариулж, хорин хүнд хүрч, дараа нь тэр хорин хүн бүгдэд нь хариулах болно. Энэ нь маш хурдан хэдэн зуун мянган имэйлийг нэгтгэж чаддаг бөгөөд хүн бүр үүнийг унших ёстой, хэн уншихыг хэн ч мэдэхгүй тул "бүхэнд хариулах" товчлуурыг дарахаас өөр аргагүй болдог.
Алхам 3. Баярлалаа гэж хэлэхийн тулд хариулахын өмнө хоёр удаа бодоорой
Зарим хүмүүс "Баярлалаа" гэсэн имэйлийг хүсэхгүй байна. И -мэйлээ нээж, зөвхөн мэддэг зүйлээ уншихын тулд үүнийг уншихад нэмэлт хугацаа шаардагдана. Зарим хүмүүс "NTN" - "Баярлалаа хэрэггүй" гэсэн мөрийг оруулсан болно.
Алхам 4. Урт хугацааны хэлэлцүүлгийг нэгтгэн дүгнэ
Хэлэлцүүлгийг ойлгохын тулд хариултын хуудсыг гүйлгэх нь ядаргаатай байдаг. Мессежийн мөрийг үргэлжлүүлэн дамжуулахын оронд уншигчиддаа зориулан товчлоход нэг минут зарцуулаарай.
Алхам 5. Та хариулж буй мэдээллээ заавал оруулна уу
Олон хүмүүс, компаниуд өдөр бүр хэдэн зуун имэйл бичиж, хариулдаг. Зөвхөн 'Тийм' гэсэн тодорхой бус имэйл илгээхээс зайлсхий. Хүлээн авагчийн асуусан асуултыг оруулаад тэд таны юу гэж хариулж байгааг мэдэж аваарай. Хүлээн авагчийг түүхэнд нэгээс олон удаа доош гүйлгэхээс зайлсхий.
Алхам 6. Шуурхай хариулна уу
Хэрэв та имэйлд хариулахаасаа өмнө ямар нэгэн судалгаа хийх эсвэл бодох шаардлагатай бол, эсвэл бүрэн хариулт бичих завгүй байгаа бол илгээгчид танд имэйл ирсэн гэдгээ мэдэгдэж, хэзээ хариу өгөх талаар зөвлөгөө өгөх хэрэгтэй..
Алхам 7. Идэвхтэй байгаарай
Имэйлд хариулахдаа та хариулах боломжтой асуулт, санаа зовнилоо урьдчилан харж, хүн бүрийг хэсэг хугацаанд хэмнэх боломжтой. Хэн нэгэн тэдний талаар асуухаар шинэ и -мэйл илгээхээс өмнө хариултаа эдгээр хаягаар илгээнэ үү.
3 -ийн 3 -р арга: Зарим үндсэн зүйлийг хийх ёсгүй
Алхам 1. Хувийн имэйлийг бүү дамжуулаарай
Жишээлбэл, нууц агуулсан имэйлийг дамжуулахаас зайлсхийх, ялангуяа таны илгээж буй хүн танаас хүсэхгүй байгаа тохиолдолд. Ингэж чадвал хүлээн авагч танд итгэх итгэлээ алдахад хүргэж магадгүй бөгөөд та харилцаагаа эвдэж магадгүй юм. Та ийм зүйл болохыг хүсэхгүй нь лавтай.
Алхам 2. Хүмүүсийн талаар цуу яриа тарааж болохгүй
Хэрэв та ийм зүйлд уруу татагдахыг хүсч байвал нөгөө хүний оронд өөрийгөө тавьж, тэр хүн таны тухай цуурхал тараасан бол танд ямар санагдах бол гэж бодоорой. Жишээлбэл, хэрэв танай найз даруухан, дарга гэсэн нэр хүндтэй бол таны найз бусад найз нөхөддөө таны нэг сонин зангийн талаар хэлвэл танд ямар санагдах бол гэж бодоорой. Та тийм ч их баярлахгүй биз дээ?
Алхам 3. Хүмүүсийн хувийн бизнесийг хэлэлцэхээс зайлсхий
Жишээлбэл, найз нь хуучин найз залуугаасаа салсныг найздаа мэдэгдэхээс зайлсхий. Имэйл нь бүрэн хувийн биш тул таны хэлэлцэж буй хүн имэйлийг хараад танд уурлаж,/эсвэл ичиж магадгүй бөгөөд энэ нь таны харилцааг сүйтгэж болзошгүй юм.
Алхам 4. Гал асаахаас зайлсхий
Галын дөл бол таныг гомдоохын тулд онлайнаар илгээсэн доромжлол юм, тиймээс бусад хүмүүст дөл илгээхгүй байх, галын дайн эхлүүлэхгүй байх нь чухал юм. Энэ нь нөгөө хүнээ галзууруулж магадгүй бөгөөд үүний тулд та дансаа түдгэлзүүлж магадгүй юм.
Алхам 5. Бусдын хувийн мэдээллийг зөвшөөрөлгүй хуваалцахаас зайлсхий
Энэ нь хүний наснаас эхлээд сурч буй сургуулийнхаа нэр хүртэл юу ч байж болно. Өөр хүний оронд өөрийгөө тавь - хэрэв хэн нэгэн танай найзад гэрийнхээ хаягийг өгвөл танд ямар санагдах вэ? Та тийм ч их баярлахгүй, тиймээс хэн нэгний хувийн мэдээллийг имэйлээр бусадтай хуваалцахаасаа өмнө зөвшөөрөл аваарай.
Алхам 6. Уурласан үедээ имэйл бүү илгээгээрэй
Энэ нь таныг уурлаж байгаагаа харуулж, хүнийг бухимдуулж чадна. Жишээлбэл, хэрэв та ажил дээрээ хэн нэгэнд уурлаж, тэр хүн рүү том үсгээр бичсэн захидал илгээсэн бол энэ нь таны имэйл илгээсэн хүний уурыг хүргэж болзошгүй юм. Энэ нь имэйлд хариу бичихтэй ижил зүйл юм; Хэрэв та хэн нэгэн танд тодорхой мессеж илгээсэнд уурлаж байгаа бол тайвширтал хариулахаа түр зогсоо.
Имэйлийн жишээ
Хурлын дуудлагын сануулагчийн имэйлийн жишээ
WikiHow болон бүх дээжийг нээнэ үү.
Шинэ бодлогыг тодорхойлсон имэйлийн жишээ
WikiHow болон бүх дээжийг нээнэ үү.
Профессороос асуусан асуултын жишээ
WikiHow болон бүх дээжийг нээнэ үү.
Видео - Энэ үйлчилгээг ашигласнаар зарим мэдээллийг YouTube -тэй хуваалцаж болно
Зөвлөмж
- Стандарт фонтууд нь уншихад хялбар болгодог. Жишээлбэл, Arial, Cambria, Narrow. Үсгийн хэмжээг хэвийн хэмжээнд байлга, ерөнхийдөө 15 -аас хэтрэхгүй. Хэрэв та онцгой эсвэл онцлох байдлаар анхаарлаа хандуулах шаардлагатай бол тод эсвэл налуу фонт ашиглана уу. Энэ нь бүх нийслэлээр хашгирахаас хамаагүй дээр юм.
- Хэрэв танд дөл илгээсэн бол дөлийн дайн эхлүүлэхгүйн тулд үүнийг даруй устгаарай.
- Таны аялгуу имэйлээр сонсогдохгүй гэдгийг санаарай. Та и-мэйлээр доог тохуу хийх гэж оролдсон уу, хүлээн авагч үүнийг буруугаар хүлээж авсан уу? Имэйл мессеж нь аман харилцааны нарийн ширийн зүйлийг ойлгуулж чаддаггүй. Дуу хоолойны өнгө гаргахыг оролдохын тулд зарим хүмүүс эмотиконуудыг ашигладаг боловч мэргэжлийн бус хүн шиг харагдахгүйн тулд үүнийг бага ашигладаг.
Түүнчлэн инээмсэглэсэн эмотикон ашиглах нь хэцүү мессежийг дарах болно гэж бүү бодоорой.
- Имэйлийг хувийн харилцаанаас зайлсхийх хэрэгсэл болгон ашиглахаас зайлсхий. "Бид танд имэйл илгээх болно" гэдэг нь хэн нэгэнд хамгийн их бухимдуулдаг өгүүлбэр байж болох юм. Имэйл илгээх нь нүүр тулан харилцах, бүр утсаар ярихаас зайлсхийх ёсгүй. Уучлал гуйх эсвэл алдаагаа нуун дарагдуулах гэх мэт эвгүй байдлаас зайлсхийхийн тулд имэйл ашиглахаас татгалзаарай.
- Имэйлээ эелдгээр төгсгөөрэй. "Хамгийн сайн сайхныг хүсье", "Амжилт хүсье", "Тусламж өгсөнд тань баярлалаа" гэх мэт мэдэгдлийг хаах нь хатуу имэйлийг хүртэл зөөлрүүлж, илүү таатай хариу өгөх болно.
- Баримт бичгийг хайж олоход болгоомжтой байгаарай. Баримт бичгийг хөтлөх зорилгоор эсвэл баримт хүлээн авахад баримт хүлээн авах шаардлагатай байж болох зарим тохиолдлууд байдаг боловч ихэнх тохиолдолд энэ нь уурыг нь хүргэж, уншигчийг таны имэйлийг шийдвэрлэх нэмэлт арга хэмжээ авахад хүргэдэг. Хэрэв ямар нэг зүйл үнэхээр яаралтай бол, эсвэл та хүлээн авагч таны зурвасыг авсан эсэхийг шалгах хэрэгтэй бол утсаа аваад оронд нь ашиглаарай.
- Хэрэв танд эвгүй сэтгэгдэл төрүүлж буй цуурхал гэх мэт зүйлийг илгээсэн бол үүнийг устгаарай. Та үүний нэг хэсэг байхыг хүсэхгүй байх ёстой.
Анхааруулга
- Цахим халдлагаас зайлсхий. Энэ нь хууль бус бөгөөд бусад хүмүүст, ялангуяа өсвөр насныханд ихээхэн нөлөөлдөг (энэ нь амиа хорлох шалтгаан болдог).
- Бүх тагийг бүү ашигла. Энэ бол шаардлагагүй практик бөгөөд таны хүлээн авагчийг бухимдуулж, хариуд нь дөлөн захидал авах болно. Бүх нийслэлийг "хашгирах" -тай тэнцүү гэж үздэг.
- Гинжин шуудан дамжуулахаас татгалзах. Үргэлж шаардлагагүй мессеж хүлээн авах дуртай хүмүүс маш цөөхөн байх болно. Эдгээр төрлийн имэйлүүд нь компьютерт болон компьютерээс дамжуулж болох аюултай, хортой вирусыг халдварладаг гэдгээрээ алдартай. Зөвхөн харилцагчдаас шууд хүлээн авсан мессежийг дамжуулахыг зорь.
- Ажлын гарын үсгээ хувийн имэйлээр бүү ашиглаарай - энэ нь танд нөхөрсөг бус мэт санагдах болно.
