Баталгаажуулах имэйл нь танд бүрэн хариулт өгөх боломжгүй байсан ч гэсэн танд өөр хүн танд мессеж эсвэл хүсэлт хүлээн авснаа мэдэгдэнэ. Хүлээн авсан хувийн имэйл бүрт мэдэгдэл илгээх шаардлагагүй ч гэсэн танд шууд хандахад мэргэжлийн эсвэл бизнесийн орчинд хариу өгөх ёстой. Хэрэв та зөвхөн өөр хүнд имэйлээ хүлээн авснаа хэлэх шаардлагатай бол түүнд мэдэгдэхийн тулд богино мэдэгдэл илгээнэ үү. Хэрэв тухайн хүн үйлчилгээ хүссэн эсвэл бүтээгдэхүүн захиалсан бол хариултыг хэзээ хүлээх, аливаа асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэх талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгнө үү.
Алхам
2 -р арга 1: Та имэйл хүлээн авснаа баталгаажуулах
Алхам 1. Хэрэв та To: мөрөнд орсон эсвэл мессежид нэрлэгдсэн бол хариулна уу
Илгээгч таны имэйл хаягийг "Хэнд:" мөрөнд оруулсан эсэхийг мэдэхийн тулд имэйлийн дээд хэсгийг шалгана уу. Хэрэв та тэнд байхгүй бол имэйлийнхээ эхийг сканнердаж, таны нэр хаана ч байгаа эсэхийг харах боломжтой. Хэрэв та өөрийн нэрийг харсан бол танд шууд хандсан тул мэдэгдэл илгээхээ мартуузай.
Хэрэв таны имэйл хаягийг зөвхөн имэйлийн "CC" мөрөнд оруулсан боловч таны үндсэн хэсэгт дурдаагүй бол энэ мессежийг олон хүмүүст илгээсэн байж магадгүй тул танд мэдэгдэл илгээх шаардлагагүй болно
Анхааруулга:
Спам мессежийг хүлээн зөвшөөрөхөөс зайлсхийх хэрэгтэй, учир нь хэрэв тэд хариулвал тэд танд имэйл илгээх болно.
Алхам 2. Мэндчилгээ илгээж буй хүнд нэрээр нь хандаарай
И -мэйлийнхээ дээд хэсгээс мэндчилгээгээ эхлүүлээрэй, ингэснээр нөгөө хүн үүнийг нээхэд тэр даруй харах болно. Албан ёсны мэндчилгээ, жишээ нь "Сайн уу" эсвэл "Эрхэм хүндэт" гэж хэлээд тэдний нэрийг оруулна уу. Хэрэв та дээд албан тушаалтан эсвэл танихгүй хүнд хариулж байгаа бол түүний нэр, овог нэрийг ашиглана уу. Хэрэв та бусад хүнийг сайн мэддэг бол түүний нэрийг ашиглаж болно.
Жишээлбэл, та "Сайн уу, хатагтай Дэвис" эсвэл "Эрхэм хүндэт Жонатан" гэж мэндчилгээ дэвшүүлж болно
Алхам 3. Та имэйлээр уншсанаа товч дурд
Хүлээн зөвшөөрөхдөө хэдхэн өгүүлбэр ашиглаарай, тийм ч утгагүй мэт санагдах болно. Имэйл илгээсэн хүнд баярлалаа эсвэл тэдний захиасыг хүлээн авсан гэдгээ мэдэгдээрэй. Хэрэв ямар нэгэн тодорхой мэдээлэл байгаа бол, тэдний захиасыг уншсан гэдгээ харуулахын тулд эхний өгүүлбэртээ дахин бичээрэй.
- Жишээлбэл, та "Дараагийн долоо хоногийн уулзалтын талаар надад мессеж илгээсэнд баярлалаа" эсвэл "Миний шинэ боломжит үйлчлүүлэгчийн талаар таны имэйлийг хүлээн авч уншсан" гэх мэт зүйлийг бичиж болно.
- Хэрэв танд имэйлийг уншиж амжаагүй бол "Надтай холбоо барьсанд баярлалаа. Би таны захиасыг хүлээн авсан бөгөөд боломжтой болмогц унших болно."
Алхам 4. Имэйлд хүсэлт эсвэл асуулт байвал хариулах тооцоолсон хугацааг өгнө үү
Хэрэв танд нэн даруй бүрэн хариулах цаг байгаа бол та өөрийгөө найдвартай, найдвартай гэдгээ харуулахын тулд аль болох хурдан хийгээрэй. Үгүй бол нөгөө хүн танаас өөр мессеж хүлээж авах цаг гаргаж өг, ингэснээр та тэднийг үл тоомсорлож байна гэж бодохгүй байна. Удаан хугацаа шаардаж магадгүй гэж бодож байвал хэр хурдан хариулах талаар хэт их амлалт өгөхөөс болгоомжил.
- Жишээлбэл, та "Би энэ мэдээллийг 2 хоногийн дотор авах боломжтой болно" эсвэл "Би энэ асуудлыг дахин хэлэлцэхийн тулд өнөөдөр дахин холбогдох болно" гэж хэлж болно.
- Хэрэв та хариулахад хэр удахыг мэдэхгүй байгаа бол "Би ямар нэгэн асуулт, сэтгэгдлээр аль болох хурдан эргэж холбогдох болно."
- Хэрэв танд имэйлээр хандах шаардлагатай хүсэлт, асуудал байхгүй бол та тодорхой хугацаанд хариу өгөх шаардлагагүй болно.
Алхам 5. Имэйлийг илгээхээс өмнө хаах нэр, нэрээр төгсгөнө үү
Мессежийг илүү мэргэжлийн түвшинд сонсохын тулд имэйлдээ "Шилдэг" эсвэл "Дахин баярлалаа" гэх мэт албан ёсны хаалтыг ашиглана уу. Зурвасаа дуусгахын тулд хаалтын дараа нэрээ бичнэ үү. Илгээх товчийг дарахаасаа өмнө бүх зүйл зөв бичигдсэн эсэхийг шалгаарай.
- Жишээлбэл, та "Шилдэг, Бет" эсвэл "Дахин баярлалаа, Травис" гэж бичиж болно.
- Хэрэв та өөр хүнтэй холбоо барих өөр аргыг өгөхийг хүсч байвал утасны дугаар эсвэл өөр имэйл хаягийг нэрийнхээ дараа өгөх боломжтой.
Алхам 6. Бүрэн хариулах имэйлийг аль болох хурдан явуулаарай
Хэрэв анхны имэйлд хүсэлт эсвэл асуулт байгаа бол боломжтой бол бүрэн хариулт бичих цаг гарга. Та тэдний захиасыг авч үзэх цаг гаргаснаа харуулахын тулд зурвас дахь бүх санаа зовоосон асуудал эсвэл асуултуудыг бүрэн дүүрэн бичээрэй. Тэдэнтэй сайн репертуар хадгалахын тулд эелдэг, эерэг аялгуутай байгаарай.
Хэрэв танд илүү их хугацаа хэрэгтэй бол, жишээ нь хэрэв та тайлан эсвэл баримт бичиг хүлээж байгаа бол бусад хүн таныг мартсан гэж бодохгүйн тулд шинэчлэлт, шинэ хугацаатай имэйл илгээхийг хичээгээрэй
2 -ийн 2 -р арга: Бизнесийн үйлчилгээ, захиалгад хариу өгөх
Алхам 1. И -мэйлийн дээд хэсэгт холбоо барьж буй хүнийхээ нэрийг оруулна уу
Мессеждээ мэргэжлийн өнгө аясыг хадгалахын тулд "Сайн уу" эсвэл "Эрхэм хүндэт" гэх мэт албан ёсны мэндчилгээгээр эхэл. Хэрэв та тэр хүнийг сайн мэдэхгүй байгаа бол албан ёсны нэрээ үлдээхийн тулд овог нэр, овог нэрийг ашиглана уу. Хэрэв та тэр хүнтэй илүү сайн танилцаж байгаа эсвэл нэрээ өгсөн бол та үүний оронд түүнд хандаж болно.
Жишээлбэл, та "Эрхэм хүндэт ноён Кристенсан" эсвэл "Сайн байна уу Дана" гэж мэндчилгээ болгон бичиж болно
Алхам 2. Тухайн хүнд талархал илэрхийлж, тэдний хүссэн бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг дурдана уу
Имэйлийнхээ эхний өгүүлбэрт тухайн хүнд чин сэтгэлээсээ талархаж байгаагаа илэрхийлээрэй. Үүнтэй ижил өгүүлбэрт тухайн хүний захиалсан бүтээгдэхүүн эсвэл өмнөх захидал харилцаанд дурдсан ямар асуудал, санаа зовнилыг давтан хэлээрэй. Ингэснээр тухайн хүн таны өмнөх захиасуудыг унших, боловсруулахад цаг гаргасныг тань ойлгох болно.
Жишээлбэл, та "Манай дэлгүүрээс 2 хайрцаг шоколад захиалсанд баярлалаа" эсвэл "Таны хүссэн ажлын байрны нээлтийн талаар хандаж байгаад талархаж байна" гэж хэлж болно
Алхам 3. Тухайн хүнд хариу өгөх эсвэл хүргэх хугацааг хүлээх хугацааг өг
Дараагийн өгүүлбэрт нөгөө хүн таныг мартсан юм шиг санагдахгүй байхын тулд танаас хариу сонсоход хэр удахыг дурдаарай. Таны өгсөн цаг хугацаа үнэн зөв, үнэн зөв эсэхийг шалгаарай, эс тэгвэл тэд танаас хариу сонсохгүй бол бухимдах болно.
Жишээлбэл, та "Та багцаа ажлын 3 хоногт хүлээж болно" эсвэл "Бидэнд хариу өгөхийг ажлын 1-2 хоногт зөвшөөрнө үү" гэж хэлж болно
Хувилбар:
Хэрэв та хариу өгөхөд хэр удахыг мэдэхгүй байгаа бол "Бид таны санаа зовоосон асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд аль болох хурдан холбоо барих болно." Гэж хэлээрэй.
Алхам 4. И -мэйлээр шийдвэрлэх боломжгүй асуудлууд байвал саналаа өгнө үү
Хэрэв та тэдний асуудлыг шууд шийдэж чадахгүй бол илүү тустай байж болох бусад сонголтыг санал болгож үзээрэй. Мессежийн туршид эелдэг, ойлгомжтой өнгө аястай байгаарай, ингэснээр энэ нь сөрөг сонсогдохгүй эсвэл чин сэтгэлээсээ биш мэт санагдах болно. Асуудлаа шийдэхийн тулд дараагийн алхмуудыг хийж чадахын тулд тухайн хүнд аль болох дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөхийг хичээгээрэй.
Жишээлбэл, та "Таны чек данс руу мөнгө шилжүүлэхтэй холбоотой асуудал гарсныг сонсоод харамсаж байна. Асуулт тань шийдэгдсэн эсэхийг мэдэхийн тулд манай FAQ -ийг үзээд үзээрэй. Үгүй бол та гүйлгээгээ баталгаажуулахын тулд банкиндаа очиж, дансны менежертэйгээ ярилцах хэрэгтэй болж магадгүй юм."
Алхам 5. Холбоо барих мэдээллийг имэйлийн доод хэсэгт үлдээнэ үү
Имэйлээ "Шилдэг" эсвэл "Дахин баярлалаа" гэх мэт албан ёсны хаалтаар төгсгөөрэй. Хаалтын дараа нэрээ заавал бичээрэй. Хэрэв та бусадтай холбоо барих сонголтыг өгөхийг хүсч байвал утасны дугаар, өөр имэйл хаяг эсвэл вэбсайтаа нэрийнхээ ард үлдээж болно.
