Харилцагчийн үйлчилгээнд имэйл илгээх тухайд зарим хүмүүс гацсан мэт санагдаж магадгүй юм. Эдгээр үсгийг цаасан дээр хийдэг байсан тул та имэйлээр хэрхэн яаж урлах вэ? Харилцагчийн үйлчилгээний хүсэлтэд ямар төрлийн конвенц эсвэл протокол хамаардаг вэ? Хэдийгээр энэ нь салбар, бүс нутаг, соёл иргэншлээрээ ялгаатай боловч таны харилцагчийн үйлчилгээний имэйлүүд үр дүнтэй эсэхийг шалгах нийтлэг удирдамж байдаг.
Алхам
Имэйлийн жишээ
Хэрэглэгчийн талархлын захидлын жишээ
WikiHow болон бүх дээжийг нээнэ үү.
3 -р хэсгийн 1: Вэбсайтыг хянах
Алхам 1. Хариултыг хайна уу
Аливаа компанийн харилцагчийн үйлчилгээний хэлтэст имэйл бичихээсээ өмнө суухаасаа өмнө тэдний асуултын хариулт тэдний вэбсайтад байхгүй байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Олон компаниуд вэбсайтынхаа янз бүрийн хуудсууд дээр нийтлэг асуултуудын хариулттай байдаг, ихэвчлэн FAQ болон дэмжлэгийн хуудсууд байдаг.
Та ихэвчлэн компанийн вэбсайтын эдгээр хэсгүүдэд хандахын тулд аль ч хуудасны доод хэсэгт гүйлгэж, "Бидэнтэй холбоо бариарай" эсвэл "Тусламж" эсвэл "Харилцагчийн үйлчилгээ" гэсэн холбоос дээр дарна уу
Алхам 2. Харилцагчийн дэмжлэгийн хуудсыг олоорой
Хэрэв та вэбсайтынхаа доод талд хэрэглэгчийн үйлчилгээний холбоосыг олж харахгүй байгаа бол хайлтын талбарыг ашиглаж болно. Компанийн нүүр хуудасны баруун дээд буланд таны бичиж болох талбар эсвэл томруулдаг шилний дүрс байдаг. "Харилцагчийн үйлчилгээ" эсвэл "холбоо барих" гэх мэт хайлтын үгсийг оруулаад enter дарна уу.
-
Ихэнхдээ "Бидэнтэй холбоо бариарай" хуудас нь компаниуд хэрэглэгчдэд санал хүсэлт, гомдлоо илгээх имэйл талбарыг өгөх болно.
Та хуулбарыг имэйлээр илгээх эсэхийг шалгахын тулд энэ хуудсыг шалгана уу; Хэрэв тийм биш бол, захидал харилцааныхаа бүртгэлийг хадгалахын тулд хувийн имэйл дансандаа ашиглах имэйл хаягийг вэбсайтаас хайж олоорой
Алхам 3. Хайлтын мөрийг ашиглана уу
Хэрэглэгчийн үйлчилгээний имэйл хаягийг хайж байсан хайлтын талбараас асуух зүйлээ хайж олоорой. Асуудал эсвэл асуултаа ингэж хайх нь имэйл илгээхгүйгээр хариултыг илчилж чадна.
- Та имэйл илгээхдээ ухаалаг, хүндэтгэлтэй хандахын тулд энэ нь маш чухал юм. Хэрэв та вэбсайт дээр аль хэдийн гарч ирсэн зүйлийн талаар бичих юм бол харилцагчийн үйлчилгээний баг таныг эрэлт хэрэгцээтэй, залхуу үйлчлүүлэгч гэж үзэж магадгүй тул ашиггүй болно.
- Мөн FAQ -ийг шалгана уу. Олон удаа таны асуултын хариултыг аль хэдийн асууж, байнга асуудаг асуултын хэлбэрээр нийтэлсэн байдаг. Тиймээс олон вэбсайтууд ийм хуудастай байдаг: хэрэглэгчийн үйлчилгээний имэйлийг аль болох бага байлгах.
Алхам 4. Компанийн бодлогыг эргэн харах
Хэрэв та асуултынхаа хариултыг хайлтын талбар эсвэл FAQ -ийн доор олж чадаагүй бол үүнийг "Бидний тухай" эсвэл бодлогын хуудсуудаас буцааж авах боломжтой. Дахин хэлэхэд, вэбсайтын хамгийн доод хэсэгт гүйлгэж, боломжтой холбоосыг үзээрэй. Таны асуултын хариултыг агуулсан линкийг хайж олох: Бидний тухай, Индекс, Зээлийн карт, Бүтээгдэхүүний бэлэн байдал, Буцах бодлого, Нууцлалын бодлого, Хэрэглэх нөхцөл гэх мэт.
Та эдгээр холбоосуудын аль нэгэнд нь хариулт олж чадаагүй байсан ч гэсэн тэдгээрийг судалж үзэх нь ашигтай байдаг, учир нь та компанийн талаархи нэмэлт мэдлэгээ ашиглан имэйлээр хэрэгтэй зүйлээ авах боломжтой
3 -ийн 2 -р хэсэг: Имэйл бичих
Алхам 1. Энэ нь гомдол эсвэл талархлын имэйл эсэхийг шийдээрэй
Хэрэглэгчийн дэмжлэгтэй холбоотой имэйлийн бүх харилцаа холбоо нь гомдол, асуулт байх албагүй. Та тэдэнд үйлчлүүлэгчиддээ сайн үйлчилгээ үзүүлж байгаад талархаж байгаагаа илэрхийлж болно. Иймэрхүү эерэг имэйлийг ихэнх компаниуд асуулт асуудаг имэйлүүд шиг хүлээж авдаг.
Үнэн бол заримдаа гомдлыг утасны дуудлагаар бүртгэх нь имэйлээс илүү хурдан бөгөөд шууд байдаг. И -мэйл нь талархлаа илэрхийлэх эсвэл яаралтай хариулах шаардлагагүй асуулт асуухад тохиромжтой, гэхдээ хэрэв та асуудлыг яаралтай шийдвэрлэхийг хүсч байвал залгах нь хамгийн сайн арга юм
Алхам 2. Сэдвийн тодорхой мөр бичих
Сэдвийнхээ мөрийг утга учиртай, цэгцтэй болго. Ирсэн имэйлийн хайрцгийг хардаг харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч танд хамгийн түрүүнд хариу өгөхийг хүсч байна. Сэдвийг товч болгож, имэйлийнхээ хураангуйг агуулж, нээхийг гуйна уу.
Жишээлбэл: "Нохой миний насан туршийн баталгааг зажилсан-Чакосыг солих шаардлагатай байна"
Алхам 3. Мэндчилгээгээр нээнэ үү
Та хатуу сэдвийг хадаж дууссаны дараа дараагийн алхам бол харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчтэй мэндчилэх явдал юм. Асуудлаа шууд эхлүүлэх хэрэггүй. Та утсаар болон биечлэн мэндчилгээг алгасахгүй биз дээ? Энэ нь "Эрхэм хүндэт харилцагчийн үйлчилгээний баг" шиг энгийн байж болно.
- Таны мэндчилгээнд оруулах нэрийг олохыг хичээгээрэй. Зарим жижиг компаниуд харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчдийн нэрсийг жагсааж болох бөгөөд үүнийг ашиглах нь таныг илүү эелдэг, хамтран ажиллах хүсэлтэй мэт санагдуулдаг.
- Та энэ мэндчилгээг таслал эсвэл цэгээр төгсгөж болно. Эрхэм хүндэт харилцагчийн үйлчилгээ, эсвэл эрхэм үйлчлүүлэгчийн үйлчилгээ:
Алхам 4. Стандарт бичих дадал хэвшлийг хадгалах
Стандарт төрлийг ашиглан төлөөлөгчийн хүндэтгэлийг хадгал. Бүх том үсэг, том ба жижиг үсэг эсвэл скриптийн фонтыг бүү ашиглаарай. Стандарт цэг таслал, зөв бичих, том үсгээр бичихэд л болно. Энэ нь таны имэйлийг нухацтай авч үзэх болно.
Алхам 5. Эелдэг өнгө аястай байгаарай
Гомдол бүртгүүлж, сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлж байсан ч эелдэг зөөлөн байгаарай. Таныг үйлчлүүлэгчийн хувьд илүү үнэлж, хариуд нь илүү эелдэг харьцах болно.
Алхам 6. Өөрийгөө таниул
Төлөөлөгчтэй мэндчилснийхээ дараа өөрийгөө танилцуулаарай. Нэрээ санал болгож, анх удаа эсвэл давтаж байгаа эсэхээс үл хамааран ямар төрлийн үйлчлүүлэгч болохыг тайлбарлана уу. Аль ч тохиолдолд төлөөлөгч таны бизнесийг хадгалахыг хүсэх болно. Хэрэв энэ нь хамааралтай бол газарзүйн байршлаа (гадаа бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ гэх мэт) дурдана уу.
Алхам 7. Тодорхой байх
Имэйлдээ тодорхой хэл ашиглах. "Миний бүтээгдэхүүн" гэх мэт ерөнхий нэр томъёог ашиглахаас зайлсхий. Үүний оронд бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ гэж юу болохыг, энэ зүйлийн талаар яагаад имэйлээр илгээх нь зүйтэй болохыг нарийвчлан тайлбарлана уу. Үүнтэй холбоотой аливаа үйл явдлыг тайлбарлаж өг, ингэснээр төлөөлөгч нь яг юу болохыг яг таг мэддэг болно. Анхны имэйлд энэ мэдээллийг оруулах нь урт хугацааны и -мэйл ярианаас сэргийлдэг.
- Бүтээгдэхүүний URL -г ашиглах боломжтой бол төлөөлөгч таны тайлбарыг шууд лавлах боломжтой болно.
- Захиалгын ID -г мөн имэйлд оруулна уу, учир нь ихэнх төлөөлөгчид танаас асуух болно. Энэхүү ID дугаар нь таны захиалгыг тэдний системд хэрхэн хянаж, хадгалдаг болохыг хэлнэ.
Алхам 8. Тодорхой асуулт асуу
Цахим шуудангийнхаа хаягаар шууд очоорой. Бутны эргэн тойронд бүү зод. Та төлөөлөгчтэй мэндчилж, өөрийгөө танилцуулсны дараа өмнөх алхамд дурдсан тодорхой хэлийг ашиглан төлөөлөгч юу болж байгааг хэлж өгөх шинэ догол мөрийг эхлүүлээрэй.
Хүссэн хөнгөлөлтийг шууд асуугаарай. Та тэднийг асуухаас ичдэг байж магадгүй, гэхдээ үүнийг имэйлдээ хойш тавь. Хэрэв та гэмтэлтэй бүтээгдэхүүний оронд ямар нэгэн зүйл хүсч байвал үүнийг хэлээрэй
Алхам 9. Богино догол мөр бичих
Таны догол мөр богино байгаа эсэхийг шалгаарай. Тэдгээрийг нэг, хоёр, хамгийн ихдээ гурван өгүүлбэрт байлгах нь нүдэнд илүү хялбар байдаг. Энэ нь төлөөлөгчийг имэйлийг хэрхэн эрэмбэлэх талаар хурдан сканнердах боломжийг олгодог бөгөөд хэрэв таны имэйл текстийн блок бол таны юу болохыг олж мэдэх цаг байхгүй тул тэд үүнийг жагсаалтын доод хэсэгт буулгах болно. гэж хэлж байна.
Алхам 10. Энгийн гарын үсгээр хаах
Мэйлийг эцсийн өгүүлбэрээр төгсгөж, хүсэлт, магтаалаа нэгтгэн дүгнэж, дараа нь мэндчилгээ дэвшүүлээрэй. "Хүндэтгэсэн" гэж гарын үсэг зурах нь үр дүнтэй боловч та мэндчилгээгээ орхиж, имэйл гарын үсгээ оруулах боломжтой. Та мөн "Хариултаа тэсэн ядан хүлээж байна" гэсэн гарын үсэг зурах эсвэл эдгээр шугамын дагуу яаралтай байгаагаа илэрхийлж болно.
Имэйлийн гарын үсэг нь таны нэр, ажил мэргэжил, холбоо барих мэдээллийг агуулсан богино хэмжээний текст юм. Та имэйлийн үйлчилгээ үзүүлэгчийн тохиргоонд имэйлийн гарын үсгийг форматлаж, шинэ зурваст автоматаар харагдахаар тохируулах боломжтой
Алхам 11. Хавсралтуудыг орхи
Хэн нэгэнд анх удаа илгээж буй имэйлд ямар ч бичиг баримт хавсаргахгүй байхыг хичээгээрэй. Олон вэбсайтууд хавсралт бүхий имэйл рүү чиглэсэн спам шүүлтүүртэй тул таны имэйлийг уншихаас өмнө хогийн сав руу зөөх магадлал өндөр байдаг.
- Мэдээжийн хэрэг, хэрэв та ажилд и -мэйл өргөдөл гаргаж байгаа бөгөөд анкетаа Word баримт бичиг болгон хавсаргахыг хүсвэл хавсралт оруулах ёстой.
- Хэрэглэгчийн нэр, нууц үг, зээлийн карт/төлбөрийн мэдээллийг бүү оруулаарай.
Алхам 12. Илгээхээс өмнө засварлах
Таны имэйл дууссаны дараа бүү баярлаарай, илгээх товчийг дарна уу. Та энэ имэйлийг сайтар унших хэрэгтэй бөгөөд хайхрамжгүй алдаа нь таны үгийн гайхалтай байдалд саад болохгүй. Та ухаалаг гар утсаа ашиглан имэйл бичсэн байсан ч гэсэн "миний iPhone -оос илгээсэн" гэсэн автомат шошго нь дүрмийн болон цэг таслалын алдааг зөвтгөдөггүй.
Алхам 13. Дагаж мөрдөх
Хэрэв та хэдэн өдрийн дараа имэйлийнхээ хариуг сонсоогүй бол имэйл спам шүүлтүүрт баригдсан эсвэл стекийн доод хэсэгт шилжсэн байх магадлалтай. Өмнөх имэйлээ тэмдэглэж, эхний захиаг хүлээн авсан эсэхийг асуух имэйл илгээнэ үү.
3 -р хэсгийн 3: Эелдэг байх
Алхам 1. Зөв дүрэм, зөв бичгийн дүрмийг сахих
Та үүнийг ойлгохгүй байж магадгүй, гэхдээ эелдэг өнгө аясыг хадгалахын нэг хэсэг бол сайн дүрэм, зөв бичгийн дүрмийг ашиглах явдал юм. Өөртэйгээ харилцахдаа анхаарал тавих нь нөгөө талдаа хүндэтгэлтэй хандаж байгаагаа илэрхийлэхийн зэрэгцээ өөрийгөө ерөнхийдөө эелдэг хүн гэдгээ харуулдаг.
Алхам 2. Боловсрол, мэдлэгээ харуул
Дур булаам байж болохгүй, гэхдээ сайн үгсийн санг ашиглан боловсролоо дээшлүүлэхийг зөвшөөр. Түүнчлэн, хэрэв та компанийн вэбсайтыг судалж, тэдний бодлогын талаар бага зэрэг олж мэдсэн бол тэдгээрийг уншсан гэдгээ мэдэгдээрэй, гэхдээ одоо хүртэл таны асуудалд хариулт олж чадахгүй байна.
Алхам 3. Эргэн тойронд хошигнохоос зайлсхий
Хөгжилтэй үг хэллэг, хошигнол нь өөрийн гэсэн байр суурьтай байдаг бөгөөд энэ газар нь нухацтай авч үзэхийг хүсч буй имэйлд байдаггүй, наад зах нь эхний захидал харилцаанд байдаггүй. Ийм хэлийг ямар ч бизнестэй харьцахдаа зайлсхийхийг хүсч буй зохисгүй зүйл гэж тайлбарлаж болно.
Та хэд хэдэн имэйлээр төлөөлөгчтэй харилцаа холбоо тогтоосны дараа хошигнолыг хүлээн зөвшөөрч, ойлгоход хялбар болно
Алхам 4. Түрэмгийлэлгүйгээр өөрийгөө илэрхийлэх
Хэдийгээр та бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг хэрхэн зохицуулж байгаад уурлаж байгаа ч гэсэн үүнийг имэйлээр илэрхийлэх нь танд хэрэгтэй үр дүнг авчрахгүй. Асуудалтайгаа хүндэтгэлтэй, эелдэг байдлаар харилцах нь муу эсвэл түрэмгий имэйлээс хамаагүй цааш явах болно.
Та сэтгэл хөдлөлөө текстээр зөв илэрхийлэх боломжгүй гэдгийг санаарай. Хэрэв та асуудлынхаа талаар яаралтай анхаарал хандуулахаар сэтгэл дундуур байгаа бол утсаар ярих нь илүү үр дүнтэй байж магадгүй юм
Алхам 5. Үнэнч, талархалтай байгаагаа хэлээрэй
Эцэст нь хэлэхэд, та компанид хэр үнэнч байдаг, өнгөрсөн хугацаанд тэдний үйлчилгээнд талархаж байснаа дурдах нь төлөөлөгчид таны имэйлийг үнэлж, хариу өгөхөд илүү хялбар болгодог.
