Та гайхалтай имэйл бичсэн боловч хаалтын мэдэгдлээ бичих цаг ирэхэд та юу хэлэхээ мэдэхгүй байна. Энэ бол туйлын хэвийн зүйл. Имэйлийг дуусгах тодорхой, товч арга замыг олох нь урам хугарах боловч энэ нь боломжгүй зүйл биш юм. Таны хийх ёстой зүйл бол онооныхоо хураангуйг нэмж, найрсаг хаалтыг санал болгож, зөв үг, хэллэгээр гарын үсэг зурах явдал юм.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Албан ёсны имэйлийг дуусгах
Алхам 1. Бичих зорилгоо дахин баталгаажуул
Энэ нь богино имэйл эсвэл хэн нэгний асуултанд хурдан хариулах шаардлагагүй юм. Хэрэв та урт имэйл бичсэн бол, эсвэл та олон сэдвээр эсвэл асуудалтай тулгарч байгаа бол мэдээлэл, хүсэлтээ нэгтгэн дүгнэхийн тулд товч өгүүлбэр нэмж оруулаарай.
Жишээлбэл, хэрэв та ажилд орох гэж байгаа бол өөрийн итгэмжлэл, туршлагатай холбоотой мэдээллийг оруулж болно. Дараа нь та "Миний туршлага, туршлага дээр үндэслэн би энэ албан тушаалд маш сайн нэр дэвшигч болно гэж бодож байна" гэж бичээд имэйлээ нэгтгэн дүгнэж болно
Алхам 2. Төгсгөлийн мөрийг нэмнэ үү
Нэг өгүүлбэрээр талархлын илэрхийлэл эсвэл холбоо барих хүсэлт бүхий имэйлээ дуусга. Хэрэв та өөр хүнтэй холбоо барьж байгаа бол "Цаг гаргасанд баярлалаа" эсвэл "Тантай уулзахыг тэсэн ядан хүлээж байна" гэж бичиж болно. Хэрэв та хэн нэгэнд хариулах гэж байгаа бол "Хэрэв танд өөр асуулт байвал надтай холбоо барина уу" гэж хааж болно.
Таны ашиглах ёстой хаалт нь таны имэйлийн сэдвээс хамаарна. Та хаалтаа богино, эелдэг, имэйлтэйгээ холбоотой байлгахаа мартуузай
Алхам 3. Гарах бүртгэлээ сонгоно уу
Албан ёсны имэйлийг дуусгах үед бүртгэлээс гарахыг үргэлж хүлээж байдаг. Албан ёсны имэйлийг дуусгахдаа та эелдэг, хүндэтгэлтэйгээр гарын үсэг зурахыг хүсч байна. "Хүндэтгэсэн", "Хүндэтгэсэн", "Баярлалаа" эсвэл "Хамгийн сайн сайхныг хүсье" гэх мэт хаалтыг үзээрэй.
- Богино болон товчлол ашиглахаас зайлсхий. Албан ёсны гарын үсэг зурахдаа бүрэн үгсийг бичих нь үргэлж хамгийн сайн арга юм.
- Хэт ойр эсвэл албан ёсны хаагдахаас зайлсхийхийг хичээ. "Хайр" гэх мэт бүртгэлийг албан ёсны имэйлд оруулах нь хэтэрхий хувийн шинж чанартай байдаг бол "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгийг зөвхөн төрийн албан хаагчдад хандахад тохиромжтой.
Алхам 4. Бүтэн нэрээ бичнэ үү
Албан ёсны имэйлийг дуусгахдаа та үргэлж овог, нэрээ ашиглахыг хүсдэг. Хүлээн авагч Жон эсвэл Лиза гэдэг хэдэн хүн мэддэгийг та мэдэхгүй. Овог нэрээ оруулснаар тэд таныг илүү хурдан, илүү тод санахад тусалдаг.
3 -ийн 2 -р арга: Албан бус имэйлийг дуусгах
Алхам 1. Имэйлийг дуусгах шалтгааныг бичнэ үү
Гарахаасаа өмнө имэйлээ зөөлөн дуусгаад хурдан хаах үг хэлээрэй. Энэ нь найрсаг байх ёстой бөгөөд маш их нарийн ширийн зүйлийг агуулдаггүй. "Ямар ч байсан би номыг цохих хэрэгтэй байна!" Гэсэн өгүүлбэр. бол маш сайн хаалтын үг юм.
Алхам 2. Харилцааны шугамыг нээлттэй байлга
Хүлээн авагч танд хариу өгөхийг хүсч байгаагаа мэдэгдэх хурдан мэдэгдэл нэмнэ үү. "Танд өөр зүйл хэрэгтэй бол надад мэдэгдээрэй" эсвэл "таны юу хийж байгааг сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна" гэж бичих нь найрсаг, энгийн зүйл юм.
Алхам 3. Бүртгэлээс гарах
Албан бус имэйлийг дуусгах нь албан ёсны имэйлээс хамаагүй энгийн байж болно. Таны хүлээн авагчаас хамаарч бүртгэлээс хасах нь дараахь зүйлийг агуулж болно.
- Хайр
- Баяртай
- Баяртай
- Таных
- Баяртай
Алхам 4. Өөрийн нэр дээр гарын үсэг зурна уу
Албан бус имэйлээр та өөрийн нэрээ бүхэлд нь гарын үсэг зурах шаардлагагүй болно. Хүлээн авагч таныг хэн болохыг аль хэдийн мэддэг болсон. Нэр дээрээ гарын үсэг зурах нь үнэхээр хүлээн зөвшөөрөгдөх болно.
Хэрэв та ойр дотны хүн бичиж байгаа бол хоч ашиглаж болно. Хэрэв найз нөхөд эсвэл гэр бүлийн гишүүд тань таныг хочоор нь дууддаг бол та бүртгэлээс гарахдаа үүнийг ашиглах нь хөгжилтэй, нөхөрсөг байх болно
3 -ийн 3 -р арга: Гарын үсэг зурах блок ашиглах
Алхам 1. Гарын үсэг шаардлагатай эсэхийг шийдээрэй
Хэрэв та хувийн имэйл илгээж байгаа бол гарын үсэг зурах шаардлагагүй болно. Гарын үсэг зурах блок нь таны гарчиг, холбоо барих мэдээлэл, танай компани эсвэл байгууллагын мэдээллийг багтаасан болно. Хэрэв та албан бус эсвэл хувийн имэйл илгээж байгаа бол энэ мэдээллийг оруулах талаар санаа зовох хэрэггүй. Үүний оронд зүгээр л гарын үсэг зурна уу.
- Ихэнх тохиолдолд танай компани эсвэл байгууллага гарын үсэг зурах шаардлагатай бөгөөд тэд танд ямар мэдээлэл шаардлагатай байгааг мэдэгдэх болно. Танай компаниас тэд ашиглахыг хүсч буй стандарт гарын үсгийн блоктой эсэхийг асуугаарай.
- Хэрэв танай компани стандарт гарын үсэг зураагүй бол та байгууллагынхаа өөр нэг хүний блокыг хуулж, холбоо барих хаягийг өөрийнхөөрөө сольж болно.
Алхам 2. Мэдээллээ нэмнэ үү
Таны гарын үсгийн блок хэд хэдэн үндсэн зүйлийг агуулсан байх ёстой. Хамгийн багадаа энэ нь таны овог нэр, овог нэр, утасны дугаар, имэйл хаягтай байх ёстой бөгөөд та өөрийн компани, байгууллагын лого, вэбсайт, LinkedIn, YouTube, Facebook гэх мэт олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслийн холбоосыг оруулах боломжтой..
- Хэрэв танай компани эсвэл байгууллага гарын үсгийн стандарт форматтай биш бол дараах үндсэн зарчмыг баримтална уу: Нэрээ нэгдүгээрт, дараа нь гарчгийнхаа нэрийг дараагийн мөрөнд бичнэ үү. Дараа нь имэйл, утасны дугаараа нэмж, компани эсвэл бүлгийнхээ мэдээллийг хамгийн сүүлд оруулна уу.
- Гарын үсгээ богино, энгийн байлгахыг хичээгээрэй. Гурав эсвэл дөрвөн мөр текст ашиглана уу. Компанийнхаа нэрийг бичихийн оронд лого нэмж, URL бичихийн оронд олон нийтийн сүлжээний дүрсийг ашиглаарай.
- Олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслийг хэт их оруулахаас болгоомжил. Холбоосууд нь танай компанийн нийгмийн мэдээллийн мэдээлэл рүү орох ёстой. Хэрэв танай компанид олон нийтийн мэдээллийн данс байхгүй бол үүнийг шууд хэлээгүй бол өөрийн данс руугаа холбох нь ерөнхийдөө зохисгүй юм.
Алхам 3. Давтан ашиглахын тулд гарын үсгээ хадгална уу
Gmail, Outlook зэрэг ихэнх имэйл клиентүүд гарын үсгээ хадгалах боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр та үүнийг бичихийн оронд нэг товшилтоор нэмж болно. Гарын үсгээ тохируулахын тулд имэйлийнхээ тохиргоог шалгана уу.
