Хэдийгээр тэдгээрийг өнөө үед байнга ашигладаггүй боловч факс нь чухал бичиг баримт, маягт, гараар бичсэн тэмдэглэлийг, ялангуяа оффисын орчинд хурдан, үр дүнтэй дамжуулах чухал төхөөрөмж хэвээр байна. Факс машин нь бичиг баримт илгээх, хүлээн авахын тулд идэвхтэй утасны суурин утас ашигладаг бөгөөд үүнийг ашиглах нь утасны дугаар залгахтай адил хялбар юм. Факсын машинаа зөв тохируулж, факс илгээх, хүлээн авах аргуудыг мэдэж авсны дараа та богино хугацаанд баримт бичгийг хялбархан илгээх болно.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Факс машинаа тохируулах
Алхам 1. Факсын машиныг байрлуул
Факсын машиныг цахилгаан залгуур, утасны үүрэнд ойр хавтгай гадаргуу дээр байрлуул. Цаасан тэжээлийг гадагш чиглүүлж байгаа эсэхийг шалгаарай. Энэ нь ирж буй факс, сканнердсан баримтуудыг хана, машин хоёрын хооронд гацах, гэмтэхээс сэргийлэх болно.
Алхам 2. Эрчим хүчний эх үүсвэрийг холбоно уу
Факсын машиныг хамгийн ойрын хананд залгаарай. Холболт сайн, залгуур нь залгуурт зөв суурилагдсан эсэхийг шалгаарай. Факсын машиныг тэжээлийн эх үүсвэрт холбосны дараа үлдсэн хэсэг нь унтарсан хэвээр байгаа эсэхийг шалгаарай.
Алхам 3. Утасны шугамын аюулгүй байдлыг хангах
Факс машин нь утасны шугам ашиглан бичиг баримт бүрдүүлэх, хэвлэхийн тулд өгөгдөл илгээх, хүлээн авахад ашигладаг. Тэд интернетэд суурилсан утасны шугамаар ажиллахгүй. Идэвхтэй утасны шугам, факсын утасны дугаартай байхаа мартуузай, ингэснээр таны машин баримт бүрдүүлэх дохиог дамжуулж, хүлээн авах боломжтой болно.
Шаардлагатай бол суурин утас суурилуулахын тулд кабель, утасны үйлчилгээ үзүүлэгч рүүгээ залгаарай
Алхам 4. Утасны кабелийг холбоно уу
Стандарт утасны кабелийг ихэвчлэн машины ар талд байдаг факсын утасны утасны үүрэнд холбох ёстой. Утасны нөгөө үзүүрийг хананд хамгийн ойр байрлах утасны үүрэнд шууд бэхлэх ёстой. Утас нь машин болон хананы утасны үүрэнд холбогдсон эсэхийг дахин шалгана уу.
Алхам 5. Цаас, бэх нэмнэ
Факс нь ирж буй баримт бичгийг бүрдүүлэх, хэвлэхийн тулд цаас, бэх нийлүүлэх шаардлагатай болно. Эдгээр хангамжийг гартаа авч байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Цаас оруулахаасаа өмнө наалдахгүйн тулд цаасны стекийг сэнс эсвэл эргүүлээрэй. Энэ нь цаасан дээр гацахаас урьдчилан сэргийлэх болно.
- Машин бүрт тодорхой төрөл, хэмжээ, бэхний хайрцгийн тоо байх болно. Таны машинд ямар бэх хамгийн сайн тохирохыг шийдэхийн тулд машины зааврыг заавал уншаарай.
Алхам 6. Холболтыг шалгана уу
Факс машинаа холбож, цаас, бэх оруулсны дараа машинаа асаагаад утасны холболтыг шалгана уу. Факс машиныг ашиглахын тулд холболт найдвартай байх ёстой.
- Хэрэв таны төхөөрөмж дээр байгаа бол факсын хүлээн авагчийг аваад суурин утас зөв холбогдсон эсэхийг шалгаарай. Хүлээн авагч нь утастай төстэй байх ёстой. Холболт найдвартай байгааг илтгэх залгах дууны чимээг сонсоорой.
- Хэрэв факс хүлээн авагчгүй бол та факсын машин дээрх гадаад утасны үүрээр утсаа холбож болно. Хэрэв холболт сайн байвал залгах дууны чимээ гарах ёстой.
3 -ийн 2 -р хэсэг: Факс илгээх
Алхам 1. Машиныг асаана уу
Баримт бичиг илгээхээс өмнө машин асаалттай, утасны кабель найдвартай бэхлэгдсэн эсэхийг шалгаарай. Холболт найдвартай эсэхийг шалгахын тулд та хүлээн авагч руу залгах аяыг шалгаж болно.
Алхам 2. Хавтасны хуудас ашиглана уу
Хавтасны хуудас нь таны баримт бичгийг зөв хүнд хүргэх баталгаа болно. Энэ нь хэд хэдэн ажилтан нэг төхөөрөмжийг ашиглаж байгаа бизнес рүү факс илгээхэд онцгой ач холбогдолтой юм. Хавтасны хуудсанд хүлээн авагчийн нэр, тэдний болон таны факсын дугаар, таны холбоо барих мэдээлэл, хүлээн авагчийн хүлээж авах ёстой хуудасны тоо орсон байх ёстой.
Хавтасны хуудсан дээрх хуудасны тоог оруулах нь хүлээн авагчид хэрэгтэй байдаг тул шаардлагатай бүх хуудсыг хүлээн авсан эсэхийг мэдэх болно
Алхам 3. Баримт бичгийг зөв захиалах
Хуудасны дугаарыг нэмж, баримт бичгийн хуудсыг хүлээн авахыг хүссэн дарааллаар нь байрлуулахаа мартуузай. Хүлээн авагч хуудсуудыг хамтад нь тааварлахыг та хүсэхгүй байна. Энэ нь төөрөгдөл үүсгэж, баримт бичгийн утга санаанд нөлөөлж болзошгүй юм. Хуудсыг захиалах, дугаарлах нь мэдээллийг үр дүнтэй дамжуулах болно.
Алхам 4. Баримт бичгийг сканнерт оруулна уу
Ихэнх факсын машинууд баримт бичгийг нүүрэн тал руугаа харсан эсвэл доош харуулсан хэлбэрээр байрлуулахыг шаарддаг. Бүх төхөөрөмж дээр стандарт арга байдаггүй. Ихэнх факс нь төхөөрөмжийн урд талд уншихад хялбар тэмдэг бүхий ямар аргыг ашиглахыг зааж өгдөг.
Алхам 5. Хүлээн авагчийн факсын дугаарыг залгаарай
Факсын урд талын товчлуурыг ашиглан бүсийн кодыг оруулаад хүлээн авагчийн факсын дугаарыг залгаарай. Хэрэв та баримт бичгийг олон улсад факсаар илгээж байгаа бол та улсын кодыг оруулах ёстой. Хэрэв гаднаас залгахад ашигладаг компанийн дугаар байгаа бол (ихэвчлэн "7" эсвэл "9") байвал тухайн орон, улсын код, факсын дугаараас өмнө энэ цифрийг дарахаа мартуузай.
Алхам 6. Баримт бичгийг илгээх
Та дугаараа залгасны дараа ихэнх факсын төхөөрөмжүүд баримт бичгийг дамжуулахын тулд "илгээх" эсвэл "эхлүүлэх" товчийг дарах шаардлагатай болно. Алдаа гарсан эсвэл цаас гацсан тохиолдолд баримт бичиг хэрхэн дамжиж байгааг анхаарч үзээрэй. Баримт бичгийг амжилттай шилжүүлсний дараа факсын явцын тайлан эсвэл баталгаажуулах хуудсыг хэвлэнэ. Хэрэв та алдааны мэдэгдэл хүлээн авбал баримт бичгийг дахин илгээнэ үү.
3 -р хэсгийн 3: Факс хүлээн авах
Алхам 1. Холболтыг шалгана уу
Факсын машин асаалттай байгаа эсэхийг шалгаарай. Факс хүлээн авахын тулд факсын машин тэжээлийн эх үүсвэр болон утасны үүрэнд холбогдсон эсэхийг шалгах нь чухал юм. Зөв холболт хийхийн тулд та хүлээн авагчаа аваад залгах аяыг сонсохыг хүсч болно.
Алхам 2. Цаас, бэхний хангамжийг шалгана уу
Та факсын машинд хангалттай хэмжээний цаас, бэх өгөхийг хүсэх болно. Хэрэв та факсын машинаар маш олон бичиг баримт хүлээн авсан бол эдгээр хангамжийг ойр ойрхон шалгаж байгаарай. Үгүй бол энэ нь баримт бичгийг бүхэлд нь хүлээн авахаас сэргийлж эсвэл ирэлтийг хойшлуулж болзошгүй юм.
Алхам 3. Хонхны аяыг сонсоорой
Факс машин ирж буй баримт бичгийг хүлээн авах үед дуугарах эсвэл залгах дуу гаргах болно. Машин нь эдгээр баримт бичгийг автоматаар боловсруулахаар тохируулагдсан тул та одоогоор юу ч хийх шаардлагагүй болно. Энэ хугацаанд машин дээр товчлуур дарахаас зайлсхий, эс тэгвээс холболт эвдэрч, таслагдах болно.
Алхам 4. Баримт бичгийг хянана уу
Факс машин баримт бичгийг амжилттай хүлээн авсны дараа хуудсыг илгээгчийн тавьсан дарааллаар хэвлэнэ. Хүссэн хүлээн авагч мөн бүх хуудсыг амжилттай дамжуулж хэвлэсэн эсэхийг шалгахын тулд нүүр хуудсыг шалгана уу.
Алхам 5. Илгээгчтэй хийсэн хяналт
Хэрэв та факс хүлээн авсан гэдгээ баталгаажуулахыг хүсч байгаа эсвэл шаардлагатай бүх мэдээллийг аваагүйдээ санаа зовж байгаа бол илгээгчтэй утсаар эсвэл имэйлээр холбоо барьж болно. Холбоо барих мэдээллийг нүүр хуудсан дээр жагсаасан байж магадгүй тул танд илгээгчийн мэдээлэл байхгүй бол энэ хуудсыг үзнэ үү.
