Бараг бүх ажил хийдэг хүмүүс имэйл ашигладаг боловч энэ нь биднийг амархан дардаг. Бидний зарим нь үр дүнтэй харьцаж чадахаас хамаагүй их имэйл хүлээн авдаг. Имэйлд хурдан, зөв хариу өгөх чадвартай байх нь бидэнд цаг хэмнэх, илүү мэргэжлийн харагдахад тусална. Тэмдэглэл:
Эдгээр бүх алхамууд болон зөвлөмжүүд нь бүх имэйлийн үйлчилгээнд ажилладаггүй, гэхдээ бүгд Gmail дээр ажилладаг.
Алхам
Алхам 1. Хүмүүс яагаад имэйл ашигладаг шалтгааныг ойлгох
Имэйл нь хүмүүсийн хооронд харилцах зориулалттай; Энэ нь нэг хүнээс нөгөөд / бусад хүмүүст текст болон харааны мэдээллийг илгээхэд зориулагдсан болно. Энэ нь:
- Мэдээллийг хадгалах; Мэдээллийг компьютер дээрээ эсвэл үүлэн дээр баримт бичиг болгон хадгалах нь дээр
- Юу хийх ёстойг танд сануулах; Үүний тулд хийх ажлын жагсаалт эсвэл хуанли ашиглана уу
Алхам 2. Имэйлийг эмх цэгцтэй байлгахын тулд шошго эсвэл хавтас ашиглана уу
- Хийх ёстой зүйлдээ 'дагаж мөрдөх' эсвэл 'хариулах' шошго ашиглана уу. Дараа нь та үүнийг өдрийн тэмдэглэл эсвэл "хийх" жагсаалтад оруулах ёстой.
- Та өөр хэн нэгнийг хүлээж байхдаа "хариу хүлээж байна" -г ашиглана уу
- Аль болох хурдан хийх ёстой зүйлд "яаралтай" ашигла
Алхам 3. Хэрэгтэй мэдээллийг хадгалаад имэйлийг архивлана уу
- Аливаа хавсралтыг татаж аваад файлуудаа зөв газар хадгална уу
- Дараа нь, хэрэв та имэйлд хариу өгөхгүй бол архивлана уу
Алхам 4. Дууссан имэйлээ архивлах
Архивлахаас бүү ай; Энэ нь үндсэндээ имэйлийг ирсэн имэйл хайрцагнаасаа "нэргүй" хайрцагт шилжүүлдэг (техникийн хувьд "ирсэн имэйл" гэсэн шошгыг устгадаг).
- Энэ нь алга болоогүй - энэ нь устгахад зориулагдсан болно
- Энэ нь үргэлж хайж олох, олох боломжтой байдаг
Алхам 5. Алдаатай имэйлийг устгаад дараа нь эх сурвалжаа цуцална уу
Энэ нь таны ирсэн имэйлийг шаардлагагүй, хүсээгүй имэйлээс ангид байлгах болно.
- Эхний ээлжинд хүлээж авах ёсгүй имэйлээ устга
- Эдгээр нь "хогийн саванд" хэсэг хугацаанд байсны дараа хайлт хийх эсвэл олох боломжгүй болно
- Хэрэв та ийм имэйлийг дахин хүлээн авахыг хүсэхгүй байгаа бол имэйлийн доод хэсэгт байгаа "бүртгэлээс хасах" мэдээллийг хайж олж авахаас татгалзахаа мартуузай.
- Хэрэв та бүртгэлээ цуцлах боломжгүй бол имэйлийг спам гэж бичээрэй
Алхам 6. Онцгой, маш чухал эсвэл яаралтай имэйлд оддыг ашиглаарай
Одтой болгоомжтой ашиглаарай, учир нь хэт олон одтой имэйл авах нь ямар ч одтой имэйл шиг ашиггүй болно.
Зөвлөмж
- Имэйлийн зорилгыг үргэлж санаж, өөр зүйлд ашиглахгүй байхыг хичээгээрэй.
- Имэйлийг "бүтээмжийн ажлын урсгал" -ын нэг хэсэг болгон хийх ажлын жагсаалт, хуанли, өдрийн тэмдэглэл болон өөрт хэрэгтэй хэрэгслүүдийн хамт ашиглаарай.
