Нөхөрсөг сануулагч имэйл бичих нь төвөгтэй байж магадгүй юм. Та түрэмгий, тэвчээргүй хүнтэй тааралдахыг хүсэхгүй байгаа ч таны захиасыг дамжуулах нь чухал юм. Мэйлдээ мэндчилгээ, зөөлнөөр илэрхийлсэн найрсаг аялгууг тохируулаарай. Сануулагч имэйлийнхээ шаардлагатай хэсгийг хавтаслаарай, ингэснээр хүлээн авагч юу хүсч байгаагаа тодорхой мэдэж чадна. Алдаагүй имэйлийг баталгаажуулаарай, ингэснээр та зөвхөн найрсаг төдийгүй мэргэжлийн хүмүүстэй уулзах болно.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Нөхөрсөг аялгууг тохируулах
Алхам 1. Хүлээн авагчтай мэндчилнэ үү
Ажил хэргийн хувьд та "Эрхэм хүндэт ийм хүн" гэх мэт ердийн мэндчилгээг ашиглах шаардлагатай болж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч улам бүр хувийн имэйлүүд стандарт болж байна. Анхнаасаа ээлтэй өнгө аяс гаргахад тань туслах зарим имэйлийн мэндчилгээнд дараахь зүйлс орно.
- Сайн уу Жон
- Сайн байна уу
- Уулзаагүй удсан
- Хөөе!
Алхам 2. Хүлээн авагч руу холболтоо лавлана уу
Хэрэв та сануулагчийг дагаж мөрдвөл таны зурвас хүйтэн мэт санагдаж магадгүй юм. Найз нөхөрлөл, хуваалцсан туршлагаа тусгасан хэллэгийг оруулснаар хүлээн авагчтай хувийн холбоогоо лавлана уу. Үүнд:
- Сургууль хэр явж байна?
- Найз минь, сайн байцгаана уу?
- Өнгөрсөн амралтын өдрүүдээр би чамтай үнэхээр сайхан цагийг өнгөрөөсөн.
- Сүүлд хэзээ бид сарын өмнө ярьсан бэ?
- Бидний хамтдаа хийсэн аялал үнэхээр гайхалтай байсан! Бид удахгүй үүнийг дахин хийх хэрэгтэй болно.
Алхам 3. Өөрийн илэрхийлэлийг зөөлрүүл
Энэ нь имэйлийн сануулагч хэсэгт онцгой ач холбогдолтой юм. Хэрэв та хүлээн авагчтай холбоо бариагүй болоод багагүй хугацаа өнгөрч байгаа бол сануулах үүднээс зөвхөн холбоо барихын тулд хөнгөн уучлал гуйх эсвэл шалтаг хэлэх нь зүйтэй болов уу. Зөөлрүүлсэн илэрхийллийн зарим жишээнд:
- Бид ярилцаад багагүй хугацаа өнгөрснийг би мэдэж байна, гэхдээ би танд энэ тухай сануулахыг хүссэн юм.
- Дөнгөж төрсөн хүүхэдтэй холбоотой бүх зүйл маш хэцүү байсан тул би танд сануулахыг л санав.
- Таныг завгүй байгааг би мэдэж байна, тиймээс би чамайг зовоохыг хүсээгүй, гэхдээ би танд сануулга илгээхийг хүссэн юм …
Алхам 4. Эелдэг байгаарай
Хэрэв сануулга чухал бол хэтэрхий хүчтэй таарах нь амархан. Хүлээн авагч нь амьдралдаа болж буй үйл явдлуудыг санаарай. "Баярлалаа", "баярлалаа" гэж хэлэх, түүнтэй адилтгах илэрхийллийг хэлэхээ мартуузай. Та эелдэг үг хэллэгийг оруулж болно:
- Танд төвөг учруулж байгаад уучлаарай, гэхдээ би үүнд итгэлтэй байхыг хүсч байна …
- Хэрэв та энэ имэйлд цаг гарвал хариу бичээрэй.
- Энэхүү сануулгын хариуг уншихад цаг гаргасанд баярлалаа. Би үүнийг үнэлж байна.
- Би таны хариултыг тэсэн ядан хүлээж байна.
3 -ийн 2 -р хэсэг: Шаардлагатай зүйлсийг хамрах
Алхам 1. Сэдвийн мөрийг ашиглана уу
Та ухаалаг сэдвийн мөр бичих шаардлагагүй. Ойлгомжтой, цэгцтэй хүмүүс хамгийн ашигтай байх болно. Эдгээр нь хүлээн авагчид имэйлийн зорилгыг нэг дороос мэдэх боломжийг олгоно. Нөхөрсөг имэйл сануулагчийн нийтлэг сонголтууд нь дараахь зүйлийг агуулж болно.
- Орж байна
- Энэ тухай хурдан сануулга…
- Удахгүй болох аялал/арга хэмжээ/гэх мэт.
- Аялал/арга хэмжээ/гэх мэт хүмүүсийн тоо.
Алхам 2. Сануулагчаа оруулахаа мартуузай
Нөхөрсөг, эелдэг байхыг маш их хичээж байгаа бол бодит сануулга гэх мэт чухал зүйлийг орхиход хялбар байх болно. Мессеж илгээж, хувийн холбоо тогтоосны дараахан имэйлийнхээ эхэнд сануулагчаа тавь. Жишээлбэл:
- "Сайн уу, Бид хоёрыг ярилцаагүй багагүй хугацаа өнгөрлөө, Бен. Эхнэр, хүүхдүүд чинь сайн уу? Минийх намайг завгүй байлгадаг ч би тантай энэ талаар лавлахыг хүссэн юм."
-
Хөөе!
Эмээ, би танд зурвас илгээх гэсэн юм. Уучлаарай би маш завгүй байсан. Би зүгээр л өдрийн хоол хийх өдрийнхээ талаар танд сануулах гэсэн юм …"
Алхам 3. Товч хэл ашиглах
Эелдэг хэл нь илүү урт илэрхийлэл ашигладаг нь ерөнхийдөө үнэн юм. Жишээлбэл, "Илүү их ажиллах" гэсэн хэллэг нь "Хэрэв та илүү шаргуу ажиллах юм бол энэ нь сайн санаа байж магадгүй юм шиг" улс төрч байх болно. Эелдэг боловч эдгээр урт илэрхийлэл нь таны имэйлийн анхаарлыг зөв тодорхойлоход хэцүү болгодог.
Имэйлээ хялбаршуулсан бүтцийг ашиглана уу. Энэ нь дараах байдлаар харагдаж магадгүй юм: Мэндчилгээ (нээх) → Хувийн холболт → Сануулагч → Үнэлгээ (хаах)
Алхам 4. Шаардлагагүй мэдээллийг засах
Өгүүлбэр бүрийн болон өгүүлбэр бүрийн хэсэг бүрийн хувьд өөрөөсөө "Энэ шаардлагатай юу?" Зарим тохиолдолд "шаардлагатай" гэдэг нь "Энэ нь зайлшгүй шаардлагатай тул миний имэйл хүйтэн сонсогдохгүй байна" гэсэн утгатай байж магадгүй юм. Имэйлийн шаардлагагүй хэсгийг устга.
Ерөнхийдөө, таны мэдээг илүү товч болгохын тулд нэмэлт үгсийг ("маш", "үнэхээр", "үнэхээр", "туйлын", "тодорхой" гэх мэт) хасч болно
Алхам 5. Үнэлгээ бүхий имэйлийг хаах
"Valediction" гэдэг нь "салах ёс хийх" гэсэн утгатай тансаг үг юм. Үнэлгээнд "Хамгийн сайн", "Хүндэтгэсэн", "Таныг чин сэтгэлээсээ", "Хүндэтгэсэн" гэх мэт хэллэг орно. Таны гарын үсэг таны үнэлэмжийг дагаж мөрдөх ёстой. Гэсэн хэдий ч эдгээр нийтлэг үнэлгээ нь хувь хүн биш байж болно. Та дараахь зүйлийг туршиж үзэж болно.
- Чиний найз
- Баяртай
- Хамгийн сайн сайхныг хүсье
- Өдрийг сайхан өнгөрүүлээрэй
- Таг, та боллоо
- Таныг сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна
3-р хэсгийн 3: Алдаагүй имэйлийг баталгаажуулах
Алхам 1. Имэйлээ баталгаажуулна уу
Имэйлээ нэг эсвэл хоёр удаа хурдан харвал үүнийг бичих явцад гарч болзошгүй олон энгийн алдааг арилгах болно. Та зохиож дууссаныхаа дараа имэйлээ зөв бичгийн болон дүрмийн хувьд шалгаж уншаарай.
- Олон имэйлийн үйлчилгээнд үнэгүй дүрмийн болон зөв бичгийн алдаа шалгагч байдаг. Эдгээрийн чанар нь таны имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчээс хамаарна. Зарим тохиолдолд эдгээр шалгагч нь тийм ч нарийвчлалтай биш байж магадгүй юм.
- Хичээлийн сэдэв, мэндчилгээ, үнэлэмжийг шалгахаа бүү мартаарай. Эдгээрийг тодруулж, зөвхөн имэйлийнхээ үндсэн хэсэгт анхаарлаа төвлөрүүлэхэд хялбар байдаг.
Алхам 2. Имэйлээ чангаар уншаарай
Хэрэв та чухал имэйл бичиж байгаа эсвэл хэн нэгэнтэй найрсаг, эелдэг байхыг үнэхээр хүсч байвал имэйлээ эхнээс нь дуустал нь чангаар уншаарай. Яриа сонсогдож байна уу? Хэрэв тийм бол таны имэйлийг илгээхэд бэлэн байна.
Эвгүй сонсогдох өгүүлбэр эсвэл хэсгүүдийг дахин бич. Үүнийг үнэлэхдээ хамгийн сайн дүгнэлт хийх хэрэгтэй. Энэ нь хүн бүрийн ярианы хэв маягаас хамаарч өөр өөр байх болно
Алхам 3. Имэйлийг өөр хүнээр харуулаарай
Бизнесийн зориулалттай харилцааны нэгэн адил чухал харилцааны хувьд та өөр хүнээс сануулгыг илгээхээсээ өмнө шалгахыг хүсч болно. Хэрэв та товч имэйл бичсэн бол энэ нь ерөнхийдөө бага хугацаа шаардагдах бөгөөд хамгийн жижиг алдааг хүртэл олж авахад тусална.
- Онлайн мессеж үйлчилгээгээ шалгаарай. Онлайнаар найз руугаа "Хөөе, та миний явуулах ёстой богино имэйлийг уншиж чадах уу? Энэ нь ердөө нэг минут болно." Гэж асуух зурвас илгээнэ үү.
- Таны имэйлийг уншсан хүнд талархлаа илэрхийлэхээ мартуузай. Эцсийн эцэст тэд танд сайн зүйл хийж байна.
